Zabudnutá faktúra z minulého roka? Zistite, ako ju správne zaúčtovať a vyhnúť sa problémom

Čo je zabudnutá faktúra a prečo je dôležité ju zaúčtovať

Zabudnutá faktúra z minulého roka je účtovný doklad, ktorý nebol zaúčtovaný v správnom období. Dôvody môžu byť rôzne – od prehliadnutia dokladu až po chybu v účtovníctve. Také opomenutia ale môžu mať pre firmu vážne následky.

Hlavné riziká spojené so zabudnutou faktúrou alebo zabudnutým dokladom DPH sú:

• nesprávne vykázanie príjmov (výnosov), výdavkov (nákladov) – faktúra, ktorá nie je zaúčtovaná do správneho účtovného obdobia, môže skresliť výsledok hospodárenia a tiež chybne ovplyvniť základ dane z príjmov právnických alebo fyzických osôb,
• nesprávne vykázanie DPH – ak zabudnete na doklad, môže dôjsť k chybám pri vykazovaní DPH. Zvlášť problémové je, keď sa doklad spätne zaúčtuje do skoršieho zdaňovacieho obdobia DPH, pretože tým môže byť odvod DPH daňovému úradu oneskorený;
• pokuty a sankcie – keď sa DPH neodvedie včas alebo príjmy nie sú zahrnuté do základu dane z príjmov včas, daňový úrad môže dorubiť daň a navyše aj úroky z omeškania.

Dopady zabudnutých dokladov na daň z príjmov

Zabudnuté doklady môžu mať vplyv na výpočet dane z príjmov. U nákladových faktúr to môže znamenať, že firma stratí možnosť zahrnúť tieto náklady medzi daňovo uznateľné a tým si znížiť základ dane z príjmov, pokiaľ nie sú zaúčtované v správnom období.

U výnosových faktúr zase môže dôjsť k podhodnoteniu výnosov, čo môže byť vnímané ako pokus o krátenie dane.

Pri dodatočnom objavení faktúr odporúčame:

• overiť vplyv na daň z príjmov: ak faktúra ovplyvňuje základ dane z príjmov, je potrebné zvážiť opravu daňového priznania:
  • zvýšenie základu dane: ak faktúra vedie k zvýšeniu základu dane, máte povinnosť podať opravné alebo dodatočné daňové priznanie,
  • zníženie základu dane: ak naopak faktúra znižuje základ dane, máte právo podať opravné alebo dodatočné daňové priznanie,

• konzultáciu s daňovým poradcom – opravy v daňovom priznaní môžu byť zložité, preto sa v prípade pochybností obráťte na odborníka.

Typy zabudnutých a nezaúčtovaných dokladov z minulých rokov a ako s nimi naložiť

Nezaúčtované doklady z minulých rokov sa môžu týkať rôznych typov transakcií, pričom každý z nich si vyžaduje špecifický prístup. Nižšie nájdete prehľad najčastejších situácií a odporúčaní, ako ich správne riešiť:

• Náklady – nezaúčtované nákladové faktúry môžu ovplyvniť hospodársky výsledok aj daňové povinnosti, napríklad základ pre DPH alebo daň z príjmov. Je preto dôležité ich zaúčtovať do správneho obdobia, aby mohli náklady znížiť základ dane práve v tom zdaňovacom období, kam patria (týka sa účtovných jednotiek vedúcich podvojné účtovníctvo).
• Výnosy – pri faktúrach, ktoré zvyšujú základ dane, je dôležité zabezpečiť, aby boli zaúčtované v období, keď skutočne došlo k poskytnutiu služby alebo dodaniu tovaru, aby zodpovedali reálnemu hospodáreniu firmy (týka sa účtovných jednotiek vedúcich podvojné účtovníctvo).
• Pohľadávky – pokiaľ faktúra spojená so vznikom pohľadávky nebola vystavená včas, odporúča sa zaúčtovať ju do obdobia, kedy pohľadávka vznikla.
• Záväzky (dlhy) – ak dôjde k opomenutiu zaúčtovania záväzkov (dlhov), je dôležité ich zaúčtovať do obdobia, ku ktorému skutočne patria. Len tak bude účtovníctvo presne zobrazovať aktuálny stav firemných dlhov.

Všetky vyššie uvedené opravy chýb minulých účtovných období môžete vykonať len do schválenia účtovnej závierky za opravované účtovné obdobie. To znamená len dovtedy, kým účtovná závierka ešte nie je zostavená vôbec alebo už je zostavená, ale nie je ešte schválená. Po zostavení a schválení účtovnej závierky nemožno otvárať uzavreté účtovné knihy. Po tomto termíne sa uvedené opravy chýb minulých účtovných období účtujú ako opravy bežného účtovného obdobia.

Keď nájdete zabudnutý doklad z aktuálneho účtovného obdobia

Pokiaľ počas bežného účtovného obdobia objavíte zabudnutú faktúru z predchádzajúceho mesiaca, ktorý ešte nebol uzavretý z hľadiska DPH, nemusíte mať obavy. Riešenie je jednoduché, najmä pokiaľ ide o náklady.

V prípade DPH a zabudnutej nákladovej faktúry platí, že podľa § 51 ods. 2 zákona o DPH máte nárok na odpočet dane aj v poslednom zdaňovacom období kalendárneho roka, v ktorom právo na odpočítanie dane vzniklo. To znamená, že aj DPH z oneskorene zaúčtovanej prijatej faktúry možno spätne nárokovať v rámci tejto lehoty. Po jej uplynutí nárok na odpočítanie DPH ako taký nezaniká, ale je možné si ho uplatniť už len podaním dodatočného daňového priznania.

V prípade DPH a zabudnutej výnosovej faktúry platí, že podľa § 16 ods. 1 a 2 zákona o správe daní (daňový poriadok) máte povinnosť podať opravné (pred uplynutím riadnej lehoty) alebo dodatočné (po uplynutí riadnej lehoty) priznanie k DPH, ak vlastná daňová povinnosť má byť vyššia alebo nadmerný odpočet nižší ako je uvedené v podanom daňovom priznaní. To znamená, že DPH z oneskorene zaúčtovanej vydanej faktúry musíte opraviť jedine podaním ďalšieho priznania.

Ak chcete zaistiť správne zaúčtovanie dokladu, postupujte nasledovne:

• Odpočítanie DPH: pred zaúčtovaním prijatej faktúry overte, či spĺňa podmienky pre odpočet DPH. Ak áno, môžete ju dodatočne zaúčtovať a odpočítať DPH najneskôr v daňovom priznaní podávanom za posledné zdaňovacie obdobie kalendárneho roka, v ktorom právo na odpočítanie DPH vzniklo. Po tomto termíne už len podaním dodatočného daňového priznania.
• Uplatnenie DPH: pred zaúčtovaním vydanej faktúry overte, či ste už riadne priznanie k DPH za obdobie, do ktorého faktúra spadá, podávali a ak áno, tak či riadna lehota na jeho podanie už uplynula alebo ešte nie. Ak ste ešte riadne priznanie k DPH nepodávali, tak vydanú faktúru normálne zaúčtujte a zahrňte ju do podávaného riadneho priznania k DPH. Ak ste už riadne priznanie k DPH podávali, ale lehota na jeho podanie ešte neuplynula, tak vydanú faktúru zaúčtujte a podajte opravné daňové priznanie k DPH. A napokon, ak ste už riadne priznanie k DPH podávali a už uplynula riadna lehota na jeho podanie, tak vydanú faktúru zaúčtujte a podajte dodatočné daňové priznanie k DPH.
• Použitie účtov časového rozlíšenia: pre presnejšie sledovanie nákladov, výnosov a prehľadné účtovníctvo je nutné využiť účty časového rozlíšenia z účtovej skupiny 38 – Časové rozlíšenie nákladov a výnosov. Tieto účty vám pomôžu rozlíšiť náklady a výnosy súvisiace s určitým účtovným obdobím v prípade, že výdavky alebo príjmy s nimi súvisiace spadajú do iného účtovného obdobia.

Keď narazíte na zabudnutú faktúru z minulého roka

Ak zistíte, že vám v účtovníctve chýba faktúra z minulého roku, je treba postupovať opatrne, aby ste zaistili správne zaúčtovanie. Ako zaúčtovať starú faktúru správne? V prvom rade záleží na výške čiastky a jej dopade na výsledok hospodárenia firmy.

Zanedbateľné čiastky – zabudnutá faktúra z minulého roka a bežné účty

Pokiaľ ide o nevýznamnú čiastku, môžete ju zaúčtovať ako náklad alebo výnos do aktuálneho roka. Použite analytický účet. Tento postup vám umožní ľahko rozlíšiť náklady a výnosy z minulých rokov od tých z aktuálneho roka, čo vám môže pomôcť pri zostavovaní daňového priznania k dani z príjmov (riadneho za aktuálny rok či dodatočného za minulé roky – viac nižšie v texte).

Významné čiastky – zabudnutá faktúra z minulého roka a účet 428 alebo 429

Pri väčších čiastkach využite účet 428 – Nerozdelený zisk minulých rokov alebo účet 429 – Neuhradená strata minulých rokov (podľa toho, či ste za príslušný predchádzajúci rok dosiahli zisk alebo stratu). Tieto účty slúžia na zaúčtovanie zabudnutej faktúry z minulého roka, teda nákladov a výnosov z minulých období s významnými čiastkami. Pri použití týchto účtov je vhodné mať schválenie valným zhromaždením a dodržať príslušnú vnútropodnikovú smernicu, ktorá obsahuje pravidlá pre opravy významných chýb minulých období. Taktiež pri účtovaní použite analytickú evidenciu, aby ste vedeli identifikovať vplyv opráv chýb nákladov a výnosov minulých rokov na účty výsledkov hospodárenia minulých rokov v súvislosti s riadnym či dodatočným daňovým priznaním – viac nižšie v texte.

Účtovanie významných nákladových a výnosových faktúr minulého roka

• Nákladové (dodávateľské) faktúry účtujte: 428 alebo 429/321.
• Výnosové (odberateľské) faktúry účtujte: 311/428 alebo 429.

Daň z príjmov a dodatočné daňové priznanie

V prípade dodatočne účtovaných nákladov a výnosov vám môže vzniknúť povinnosť zostaviť dodatočné daňové priznanie. Musíte ho podať vtedy, ak ste v dôsledku účtovnej chyby zahrnuli do výsledku hospodárenia vyššie náklady alebo nižšie výnosy a z tohto dôvodu odviedli nižšiu daň. Vypočítaný záväzok dodatočnej dane z príjmov následne zaúčtujete pomocou účtu 595 – Dodatočné odvody dane z príjmov. To platí ale len vtedy, ak pôjde o nevýznamnú čiastku. V prípade významnej čiastky použijete podľa okolností buď účet 428 – Nerozdelený zisk minulých rokov, alebo účet 429 – Neuhradená strata minulých rokov.

DPH a dodatočné daňové priznanie

Pokiaľ ide o DPH, tak platí to isté, čo bolo uvedené vyššie pre zabudnuté doklady z aktuálneho účtovného obdobia. Právo na odpočítanie DPH (vrátenie DPH) z prijatých faktúr z minulého roka si môžete uplatniť a uplatnenie DPH (odvedenie DPH) z vydaných faktúr z minulého roka musíte priznať. V oboch prípadoch pravdepodobne budete musieť podať dodatočné daňové priznanie.

Ako predísť zabudnutým faktúram v budúcnosti

Aby ste predišli problémom so zabudnutými faktúrami, je vhodné nastaviť efektívny systém pre správu dokladov. Tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu:

• digitalizujte účtovníctvo – moderný účtovný softvér s funkciami pre automatické sledovanie dokladov a upomienkami výrazne znižuje riziko opomenutia,
• zaveďte pravidelné kontroly – nastavte mesačné a kvartálne kontroly, pri ktorých účtovník overí, že všetky prijaté aj vydané faktúry boli správne zaúčtované,
• používajte cloudové riešenia – uloženie dokladov do cloudu zjednodušuje prístup k nim a zaisťuje lepšiu prehľadnosť fakturácie,
• automatizujte upomienky a notifikácie – niektoré účtovné systémy automaticky upozornia na nespracované doklady. To pomáha minimalizovať riziko opomenutia;
• pravidelne škoľte personál – uistite sa, že váš účtovný tím je dobre informovaný o správnych postupoch a dokáže eliminovať prípadné chyby.

FAQ

Čo je zabudnutá faktúra z minulého roka a aké riziká prináša?

Zabudnutá faktúra je účtovný doklad, ktorý nebol zaúčtovaný v správnom období. Môže skresliť výsledok hospodárenia, ovplyvniť základ dane z príjmov a spôsobiť nesprávne vykázanie DPH. V prípade oneskoreného priznania hrozí dorubenie dane, úroky z omeškania či ďalšie sankcie zo strany daňového úradu.

Ako ovplyvňuje zabudnutá faktúra daň z príjmov?

Nezaúčtované náklady môžu viesť k tomu, že si firma neuplatní daňovo uznateľné výdavky v správnom období. Pri výnosoch môže dôjsť k podhodnoteniu príjmov, čo môže byť vnímané ako krátenie dane. V niektorých prípadoch vzniká povinnosť podať opravné alebo dodatočné daňové priznanie.

Kedy je potrebné podať opravné alebo dodatočné daňové priznanie k DPH?

Ak zabudnutá výnosová faktúra zvyšuje vlastnú daňovú povinnosť alebo znižuje nadmerný odpočet, je potrebné podať opravné priznanie (ak lehota ešte neuplynula) alebo dodatočné priznanie (ak už lehota uplynula). Pri prijatých faktúrach možno odpočet uplatniť v zákonnej lehote, inak cez dodatočné priznanie.

Ako postupovať pri nájdení zabudnutej faktúry z aktuálneho roka?

Ak ešte nebolo uzavreté zdaňovacie obdobie z hľadiska DPH, faktúru stačí dodatočne zaúčtovať do správneho obdobia. Pri prijatých faktúrach je potrebné overiť podmienky na odpočet DPH. Pri vydaných faktúrach skontrolujte, či už bolo podané riadne priznanie a podľa toho zvoľte správny typ priznania.

Ako zaúčtovať nevýznamnú zabudnutú faktúru z minulého roka?

Pri nevýznamnej čiastke je možné faktúru zaúčtovať do aktuálneho roka ako náklad alebo výnos s využitím analytického účtu. Takto oddelíte opravy minulých období od bežného účtovania a uľahčíte si prípravu riadneho alebo dodatočného daňového priznania.

Dokedy je možné opravovať chyby minulých účtovných období?

Opravy je možné vykonať len do schválenia účtovnej závierky za dané obdobie. Po jej zostavení a schválení už nemožno otvárať uzavreté účtovné knihy. Následné opravy sa potom účtujú ako opravy bežného účtovného obdobia podľa platných pravidiel.