SZČO: Tipy, ako viesť evidenciu príjmov a výdavkov

Ktorým SZČO sa oplatí viesť daňovú evidenciu

Daňová evidencia príjmov a výdavkov je výhodná pre SZČO s vysokými nákladmi, napríklad keď vyrábate vlastné produkty alebo vo veľkom predávate tovar. Oplatí sa ju viesť teda aj v prípade, keď by ste si mohli uplatniť 60 % paušálne výdavky, ale v reáli máte výdavky vyššie alebo sú vaše skutočné výdavky vyššie ako 20 000 eur, čo je maximálna výška paušálnych výdavkov.

Pokiaľ uplatňujete paušálne výdavky, stačí si viesť iba evidenciu príjmov, zásob a pohľadávok.

Ako a kde evidovať príjmy a výdavky

Daňová evidencia je jednoduchšia ako účtovníctvo a ako SZČO si ju môžete viesť sami, stačí vám tabuľka v Exceli alebo jednoduchý softvér, napríklad online fakturačný program iDoklad.

V evidencii zhromažďujete príjmy a výdavky v hotovosti alebo na bankovom účte – aj preto sa pre ňu niekedy používa pojem „cashová evidencia“. Z hľadiska príjmov v daňovej evidencii evidujete všetky príjmy v potrebnom členení, pričom základ dane z príjmov ovplyvnia len zdaniteľné príjmy. Z hľadiska výdavkov v daňovej evidencii evidujete len daňové výdavky v potrebnom členení. Výdavky, ktoré nie sú daňovo uznateľným výdavkom, sa v daňovej evidencii neuvádzajú.

Sumy musia byť vedené v eurách, a pokiaľ fakturujete v zahraničnej mene (napr. v českých korunách), riadite sa tým, na aký účet vám peniaze prídu.

Ak:

• na eurový účet, uvediete v evidencii presnú sumu v eurách,
• napr. na účet vedený v českých korunách, sumu prepočítate buď priemerným kurzom za kalendárny mesiac, v ktorom k príjmu došlo, kurzom platným v deň, v ktorom bol príjem pripísaný bankou, ročným priemerným kurzom za kalendárny rok, za ktorý sa podáva daňové priznanie, alebo priemerom z priemerných mesačných kurzov za kalendárne mesiace, za ktoré sa podáva daňové priznanie, v ktorých sa poberali príjmy (všetky tieto kurzy nájdete na stránke Národnej banky Slovenska).

Evidenciu ideálne dopĺňajte priebežne. Buď si na ňu vyhraďte jeden deň v mesiaci alebo údaje spracujte okamžite, napríklad akonáhle vystavíte faktúru alebo ju dostanete preplatenú. Daňová evidencia vám slúži aj na kontrolu, či vám zákazníci všetko zaplatili a či nič nikomu nedlžíte vy.

Daňové príjmy sú najčastejšie tržby z predaja

V daňovej evidencii musíte evidovať daňové aj nedaňové príjmy. Medzi daňové príjmy patria prijaté financie do pokladne alebo na bankový účet, ktoré zvyšujú váš základ dane. Najčastejšie ide o prijaté tržby z predaja tovarov alebo služieb.

Medzi nedaňové príjmy spadajú najmä istiny prijatých úverov, pôžičiek alebo keď na účet vložíte hotovosť z pokladnice a opačne.

Pri každom príjme evidujete základné informácie:

• dátum prijatia peňazí,
• doklad o prijatí (typ a číslo dokladu),
• dôvod prijatia (napr. „inkaso faktúry vystavenej na bankový účet“),
• informáciu, či ide o daňový alebo nedaňový príjem.

Pre peniaze prijaté v hotovosti je pre vás dokladom o príjme príjmový pokladničný doklad a pre peniaze prijaté na účet výpis z bankového účtu.

Ak ste platiteľom DPH, zahrniete do daňových príjmov ceny bez dane a do nedaňových príjmov prijaté DPH od zákazníkov. Pre lepšiu prehľadnosť čleňte v evidencii jednotlivé druhy daňových a nedaňových príjmov do samostatných stĺpcov, napríklad takto:

Daňové výdavky: mzdy alebo zaplatený materiál

Medzi daňové výdavky patria napríklad vyplatené mzdy, mzdové odvody, samozrejme aj odvody vás ako SZČO alebo zaplatený materiál a služby, ktoré súvisia s podnikaním.

Nedaňovými výdavkami (teda výdavkami, ktoré si od základu dane z príjmov nemožno odpočítať) sú výdavky na reprezentáciu, výbery pre vlastnú potrebu, poskytnuté dary a ďalšie výdavky, ktoré neslúžia na dosahovanie daňových príjmov.

Pri výdavkoch evidujete rovnaké základné informácie ako pri príjmoch. Rozdielom je jedine to, že v daňovej evidencii povinne evidujete len daňové výdavky.

Pokiaľ ste platiteľom DPH, uvádzate do daňových výdavkov ceny bez dane. DPH zaplatené dodávateľovi alebo daň odvedená daňovému úradu spadajú do nedaňových výdavkov.

Daňová evidencia zahŕňa aj majetok, zásoby, pohľadávky a záväzky

Okrem príjmov a výdavkov evidujete v daňovej evidencii aj informácie o hmotnom majetku a nehmotnom majetku zaradenom do obchodného majetku, zásobách, pohľadávkach a záväzkoch.

Pri majetku uvádzajte predovšetkým:

• označenie konkrétneho majetku,
• dátum obstarania,
• dátum zaradenia do používania,
• vstupnú cenu,
• odpisovú skupinu,
• výšku daňových odpisov,
• zostatkovú cenu,
• dátum vyradenia z evidencie.

V evidencii zásob uvádzajte pri každom samostatnom druhu zásoby predovšetkým informácie o okamihu a spôsobe obstarania a vyradenia zásob, vrátane ich prírastku, úbytku a zostatku v jednotkovom aj peňažnom vyjadrení.

Pri evidencii pohľadávok a záväzkov by ste mali evidovať predovšetkým dátum ich vzniku, popis transakcie, obchodného partnera, sumu pohľadávky alebo záväzku, dátum ich splatnosti a pri ich inkase alebo úhrade dátum a sumu.

Základ dane zistíte na konci roka

K poslednému dňu zdaňovacieho obdobia (k 31. decembru) daňovú evidenciu príjmov a výdavkov „uzatvoríte“ a od nového roku ju vediete odznova. V evidencii majetku, zásob, pohľadávok a záväzkov môžete pokračovať ďalej. Pri uzatvorení daňovej evidencie príjmov a výdavkov do nej k poslednému dňu zdaňovacieho obdobia zaevidujete napríklad aj daňové odpisy.

Z rozdielu medzi celkovou sumou daňových príjmov a daňových výdavkov v potrebnom členení následne zistíte základ dane z príjmov v potrebnom členení (napríklad z príjmov z podnikania, z príjmov z prenájmu a podobne). Všetky tieto údaje z daňovej evidencii využijete pri vypĺňaní daňového priznania. Takisto aj výdavky na zaplatené zdravotné poistenie a sociálne poistenie za SZČO zaevidované v daňovej evidencii sa vám budú hodiť pri vypĺňaní daňového priznania.