Nastavte si iDoklad od A po Z [5. diel – E-maily]

Bežné doklady, zálohové faktúry, upomienky, kópie, cenové ponuky či dobropisy. Posielate všetko e-mailom? V ďalšom diele série článkov o Nastaveniach iDokladu sa pozrieme na to, ako si tieto e-maily v iDoklade nastaviť.

Nastavenia nájdete pod ozubeným kolieskom v pravom hornom rohu. Potom na lište vyberte položku E-maily. Pozrite sa na video.

 

Používajte odosielanie faktúr cez odkaz a dozviete sa, kedy si zákazník faktúru zobrazil

V sekcii Nastavenia – E-maily nájdete ako prvú položku rolovacie menu, kde si vyberiete spôsob odosielania vašich e-mailov s faktúrami z iDokladu. Na výber máte z dvoch možností:

1. Bežná PDF príloha k e-mailu. Tento variant vyberte, ak chcete e-maily odosielať klasicky ako prílohu e-mailu. Text samotného e-mailu si môžete napísať svoj vlastný. Faktúra sa k nemu priloží automaticky.
2. Odkaz pre zobrazenie PDF v prehliadači. Táto voľba má v porovnaní s odosielaním faktúr v prílohe niekoľko výhod.

• Príjemcovi sa po kliknutí na odkaz zobrazí náhľad faktúry v prehliadači – môže si ju hneď vytlačiť alebo previesť do PDF.
• Ak tiež využíva iDoklad, odkaz ho nasmeruje priamo do jeho účtu na tvorbu prijatej faktúry, kde nastaví potrebné parametre, ako je dodávateľ, DPH, DUZP atď. Potom stačí kliknúť na Uložiť do iDokladu a faktúra je zavedená. V prípade, že má faktúra desiatky položiek, automatické uloženie ušetrí množstvo času.

Pre vás ako odosielateľa spočíva najväčšia výhoda v tom, že vo svojom iDoklade v História e-mailov okamžite vidíte, či a kedy si odberateľ faktúru zobrazil. Už vám tak nikto nemôže tvrdiť, že faktúru nedostal, i keď ju preukázateľne máte medzi odoslanými e-mailami.

Spôsob doručenia faktúry si môžete tiež vybrať pre každú faktúru zvlášť po stlačení tlačidla Odoslať.

Posielajte osobné e-maily

Teraz sa pusťte do vytvorenia textov, ktoré budú faktúry sprevádzať. Aby ste nemuseli písať e-maily ku každej faktúre zvlášť, môžete si ich pripraviť v sekcii Šablóny odosielaných e-mailov.

Texty si môžete pripraviť pre:

1. Bežné faktúry
2. Zálohové faktúry
3. Upomienky – iDoklad do e-mailu s upomienkou môže automaticky prepísať aj penále, ktoré odberateľovi hrozí, ak faktúru neuhradí. Viac informácií o tejto funkcii nájdete v našom článku.
4. Kópie vystavených faktúr pre účtovníka
5. Dobropisy – opravné daňové doklady.
6. Prijaté faktúry odosielané účtovníkovi
7. Cenové ponuky pre zákazníkov
8. Poďakovanie za úhradu

TIP iDokladu

Poďakovanie za úhradu odporúčame pridať už do textu samotnej faktúry – môžete tým zvýšiť šancu na včasné preplatenie. Prečítajte si, ako vylepšiť vzhľad svojich faktúr.

Vo všetkých e-mailoch môžete pre zjednodušenie využiť zástupné znaky, ktoré automaticky doplnia do e-mailu informácie ako číslo faktúry, jej popis alebo sumu.

Zoznam dostupných zástupných znakov nájdete po kliknutí na vybraný e-mail – napríklad E-mail s bežnou faktúrou odoslaný odberateľovi – vpravo hore pod ikonou otáznika.

Ak nenájdete medzi dostupnými zástupnými znakmi ten, ktorý potrebujete, kontaktujte nás. Ak to bude možné, doplníme ho.

Text, ktorý si v šablónach nastavíte, môžete samozrejme pri každej odosielanej faktúre editovať.

Všetky e-maily, ktoré z iDokladu odišli (vrátane upomienok alebo cenových ponúk), nájdete pod položkou Adresár – História e-mailov. E-maily, ktoré tu nájdete, boli s istotou odberateľovi odoslané. Ak vám niekto tvrdí opak, pošlite mu napríklad screenshot z vašej histórie e-mailov.

Nastavte si poštový server

Tu nastavíte adresu, z ktorej sa budú vaše e-maily z iDokladu odosielať. Máte 3 možnosti:

1. Využiť server iDokladu. V tomto prípade budú všetky e-maily chodiť z adresy , ale zákazník uvidí v poli Od názov Vašej firmy.
2. Ak využívate Office 365 Exchange server, môžete na odosielanie využiť svoju vlastnú e-mailovú adresu. Stačí vyplniť e-mail a heslo.
3. V prípade, že využívate vlastný poštový server, nastavte si ako odosielateľa svoju adresu. Heslo vyplňte také, ktoré zadávate na prístup do svojej e-mailovej schránky. Od svojho poskytovateľa si potom požiadajte o parametre na nastavenie SMTP servera. Ako test si skúste na svoj e-mail odoslať staršiu faktúru.