Najčastejšie otázky zo zákazníckej podpory – Adresár

Prepisovanie údajov v kontaktoch, bankové spojenie pre QR platby, export údajov zo zoznamu kontaktov alebo história e-mailov. Adresár v iDoklade nie je iba miesto na zapísanie telefónneho čísla, dokáže toho omnoho viac. Pozrite si otázky, ktoré používatelia najčastejšie kladú, a zistite, čo všetko v Adresári môžete robiť.

Môžem si vytlačiť alebo exportovať zoznam kontaktov? 

Áno, stačí vo vašom iDoklade kliknúť na Adresár – Kontakty – Tlač – Zoznam. Po kliknutí na Tlač sa vám zobrazí zoznam kontaktov so všetkými vyplnenými informáciami. Okrem tlače môžete zoznam exportovať aj v PDF alebo v Rich Text Format na použitie v rôznych textových editoroch, napríklad Microsoft Office. 

Prehľadný zoznam vašich obchodných kontaktov sa vám môže hodiť napríklad na konci roka, keď posielate PF.

Môžem si z iDokladu stiahnuť všetky evidované údaje o klientoch pre potreby GDPR?

Môžete. V zozname kontaktov všetky informácie nenájdete, ale keď kliknete na Kontakt – Tlač – Adresná karta, zobrazia sa vám všetky informácie o kontakte. Môžete si ich jednoducho vytlačiť, uložiť do počítača alebo odoslať e-mailom klientovi, ktorý si vyžiadal informácie, ktoré o ňom vediete. Na čo má podľa zákona právo. 

Musím bankové spojenie na dodávateľských faktúrach vypĺňať zakaždým znovu?

Nemusíte. V detaile kontaktu v Adresári kliknite na Bankové spojenie a doplňte číslo účtu. 

Keď vyplníte bankové spojenie vrátane IBAN a SWIFT kódu, načíta sa vám do faktúry aj QR kód. Môžete tak prijatú faktúru zaplatiť aj okamžite mobilným telefónom. Nemusíte nikam prepisovať údaje a nehrozí tak, že urobíte chybu.

Odosielajú sa automatické upomienky všetkým?

Odosielajú, ale v Adresári môžete toto nastavenie pri jednotlivých kontaktoch zmeniť. Stačí v záložke Kontaktná osoba nechať nezaškrtnuté okienko Odosielať upomienky. Tomuto kontaktu nebudú chodiť nikdy žiadne upomienky.

Toto nastavenie sa môže hodiť v prípade váženého klienta alebo známeho, ktorému sem-tam nejakú tú oneskorenú platbu odpustíte.

Dajú sa faktúry filtrovať podľa mena? 

Pod Predaj – Faktúry môžete vyhľadávať len fulltextovo. V prípade, že máte v Adresári viac kontaktov s rovnakým priezviskom, môže to byť komplikované. Pod konkrétnym kontaktom v Adresári však vidíte všetky faktúry, ktoré ste vystavili v súvislosti s týmto menom. Môžete ich tu tiež ľubovoľne upravovať (napríklad vytlačiť alebo odoslať). Máte k dispozícii rovnakú lištu s funkciami, ako v prehľade faktúr.

Keď prepíšem meno v Adresári, zostanú pri ňom pôvodné faktúry?

Áno, zostanú. Preto kontakt neprepisujte, ale vždy vytvorte nový. Ak totiž zmeníte iba meno, e-mailová adresa v kontakte zostane a napríklad automatické upomienky potom môžu chodiť inej osobe, než ktorá vám nezaplatila faktúru. Ak máte zaplatené predplatné, môžete si uložiť neobmedzený počet kontaktov. 

Taktiež pri vystavovaní faktúry odporúčame vždy kliknúť na ikonku Plus a vytvoriť nový kontakt. V prípade, že kliknete len na Upraviť adresu, nastane rovnaký problém ako vyššie.

Môžem nejako zistiť, či kontaktu dorazila faktúra?

V sekcii História e-mailov sa môžete presvedčiť, že e-mail z iDokladu naozaj odišiel. Uvidíte tam aj čas odoslania. Ak vám klient tvrdí, že faktúru nedostal, uistite sa, že neskončila v jeho spamovej schránke. Prípadne mu odporučte, aby si do kontaktov alebo výnimiek spamového filtra uložil adresu, z ktorej faktúry prichádzajú. V prípade, že ste si nastavili vlastný SMTP server, je to vaša adresa. Ak máte nastavené odosielanie cez poštový server iDokladu, odosielame faktúry z adresy neodpovedat@idoklad.sk.

V sekcii História e-mailov vidíte aj Spôsob odoslania. V prípade, že pri e-maile vidíte Automaticky, ide o pravidelnú fakturáciu, ktorú iDoklad odoslal automaticky.

Ak navyše využívate odosielanie faktúry cez odkaz, môžete sa dokonca presvedčiť, či a kedy si klient odkaz s faktúrou otvoril. Uvidíte to pod Dátumom prečítania. Ak je záznam prázdny, znamená to, že príjemca si ešte faktúru nerozklikol.

Môžem pridať viac e-mailových adries ku kontaktu?

Keď pravidelne posielate faktúru viacerým ľudom (napríklad firemnej účtovníčke a obchodnému zástupcovi), môžete ku kontaktu priradiť viac e-mailových adries. Každá faktúra sa potom automaticky odošle aj na tieto adresy a nemusíte ich vypĺňať zakaždým ručne.

Zaujímajú vás ďalšie najčastejšie otázky? Prečítajte si odpovede na otázky týkajúce sa fakturácie a párovania platieb.