Fakturačné programy zadarmo: kedy sa hodia a na čo si dávať pozor?

Ako začínajúci podnikatelia si možno hovoríte, že nemá zmysel platiť peniaze za fakturačný program, keď vystavíte pár faktúr mesačne a nič viac vlastne nepotrebujete. Fakturácia zadarmo však má svoje nástrahy a obmedzenia – na čo si musíte dávať najväčší pozor?

Vynecháme teraz možnosť, že si faktúry vystavujete ručne napríklad v Exceli. Takýto prístup sa oplatí v prípade, keď mesačne vystavíte jednotky faktúr. Akonáhle je počet dokladov vyšší, už to zaberá dosť času. Nehľadiac na to, že ani smerom k obchodným partnerom to nepôsobí práve profesionálne.

Vo fakturačnom programe je vystavovanie faktúr jednoduchšie, rýchlejšie a oveľa prehľadnejšie. Fakturačné systémy, ktoré sú zadarmo, možno potom v zásade rozdeliť na dve hlavné skupiny:

• freeware fakturačné systémy
• a platené fakturačné programy, ktoré ponúkajú obmedzenú verziu zadarmo.

Rozoberme si ich trošku podrobnejšie.

Freeware fakturačné systémy

Na trhu existuje niekoľko programov na fakturáciu zadarmo. Väčšina z nich je typu on-premise – stiahnete si ich do počítača a nainštalujete. Existujú ale aj freeware fakturačné programy v cloude, ktoré majú tú výhodu, že sa k nim prihlásite odkiaľkoľvek a nemusíte nič inštalovať.

Akokoľvek je ponuka fakturačného programu zadarmo lákavá, majte na pamäti, že sa v nej skrýva aj niekoľko hrozieb, ktoré treba vopred zvážiť. Najmä:

• Majú len veľmi málo funkcií. Freeware fakturačné programy obvykle vedia len vystaviť faktúru (chýba im napríklad funkcia nastavenia zľavy pre vybraných odberateľov, neoverujú solventnosť klienta, neposielajú automatické upomienky faktúr po splatnosti a pod.).
• Nemáte istotu pravidelných aktualizácií. Ak sa napríklad zmení legislatíva ohľadom DPH, dodávateľ fakturačného systému nemá záväzok túto aktualizáciu (včas) implementovať.
• Nemáte k dispozícii zákaznícku podporu. Ak program prestane fungovať alebo sa vám stratia dáta, nikomu sa pravdepodobne nedovoláte ani nedopíšete.
• Neviete, ako je to s bezpečnosťou vašich dát. Do fakturačného programu vkladáte citlivé dáta a pri freeware riešení vám nikto nezaručí, že sú 100 % v bezpečí, alebo že ich napríklad zálohuje.
• Nemáte dlhodobú istotu. Vývojári freeware fakturačného programu môžu vývoj kedykoľvek ukončiť, pokojne aj zo dňa na deň. Nemajú k vám žiadny záväzok a vy nemáte žiadnu garanciu fungovania.

Platené fakturačné programy s obmedzenou verziou zadarmo

Bezpečnejším variantom pre začínajúcich podnikateľov sú platené fakturačné programy, ktoré ponúkajú obmedzenú verziu zadarmo.

Také programy majú najčastejšie

• plnohodnotnú verziu zadarmo, ktorá po uplynutí určitej doby vyprší,
• alebo obmedzenú verziu zadarmo, ktorá je najčastejšie limitovaná počtom odberateľov alebo počtom dokladov.

Niektoré systémy (napríklad iDoklad) toto kombinujú. Najprv máte aplikáciu na 30 dní zadarmo, potom môžete prejsť na platenú verziu, alebo pokračovať v obmedzenej verzii zadarmo s limitom počtu odberateľov (pri iDoklade je maximom 5 odberateľov).

Pokiaľ si zvolíte systém, ktorý je obmedzený počtom dokladov alebo časovým obdobím, je isté, že čoskoro narazíte na strop. Potom musíte prejsť na platenú verziu, alebo zmeniť systém. Odporúčame preto, aby ste si fakturačný program hneď na začiatku intenzívne vyskúšali a rozhodli sa, či zaň chcete platiť. Ak nie, odíďte čo najskôr.

Pri fakturačných programoch s obmedzením počtu odberateľov je situácia iná. Ak napríklad robíte iba pre dvoch alebo troch stálych klientov, môžete tieto programy využívať zadarmo relatívne dlhú dobu.

Isté však je, že pri týchto systémoch odpadajú riziká freeware programov – sú pravidelne aktualizované, máte nárok na zákaznícku podporu a väčšiu istotu, že vaše dáta sú v bezpečí.

Zadarmo je aj daňová evidencia

Platené fakturačné programy s obmedzenou verziou zadarmo majú ešte jednu výhodu – často ponúkajú viac funkcií ako len vystavovanie faktúr. Napríklad overujú solventnosť protistrany alebo automaticky posielajú upomienky faktúr po splatnosti.

Bežná je tiež evidencia príjmov a výdavkov, takže si v programe vlastne zadarmo vediete aj daňovú evidenciu, čo vám zjednoduší podávanie daňového priznania.

Poslednou výhodou je pohodlný prechod na platenú verziu – pokiaľ systém s obmedzenou funkčnosťou prerastiete, zaplatíte pár eur mesačne za plnú verziu bez toho, aby ste riešili migráciu dokladov alebo zoznamovanie s novým systémom. To pohodlie za tých pár eur často stojí.