Elektronická faktúra vám zjednoduší fakturovanie aj účtovníctvo

Lacnejšia, ekologickejšia a praktickejšia. Presne taká je elektronická faktúra. Zo zákona ju môžete vystavovať a posielať namiesto klasických papierových dokladov.

Vďaka rýchlo postupujúcej digitalizácii sú elektronické faktúry stále populárnejšie. Dôkazom je, že s nimi pracujú nielen firmy, ale aj množstvo štátnych inštitúcií.

Elektronické faktúry pritom ponúkajú niekoľko výhod:

• e-mailom odovzdáte faktúru odberateľovi za niekoľko sekúnd,
• neplatíte za tlač dokumentu ani za jeho odoslanie,
• doklady nemusíte tlačiť a šetríte tým papier aj prírodu,
• pokiaľ zvolíte vhodný formát, účtovný systém z faktúry automaticky načíta všetky dáta.

2 pohľady na elektronické faktúry

Pokiaľ vám elektronickú fakturáciu ponúka váš dodávateľ, ujasnite si, aký formát má na mysli. Existujú totiž dva pohľady na elektronické faktúry:

• Všeobecný – ako elektronické vníma všetky faktúry v digitálnej podobe. Typicky vo formáte PDF. Tieto faktúry vystavíte so štandardnými kancelárskymi programami.
• Špecifický – za elektronické považuje len faktúry v špeciálnom formáte, ktorý umožňuje automatizované spracovanie. Typicky ISDOC alebo EDI. Na prípravu a spracovanie takýchto dokladov zvyčajne potrebujete účtovný systém.

Elektronická faktúra v PDF

Najčastejší je prvý pohľad – teda všeobecný. Ten ako elektronickú faktúru vníma doklady uložené v rôznych formátoch, najčastejšie v PDF.

Faktúru teda stačí pripraviť v počítači alebo napríklad v telefóne. Je pritom na vás, či doklady vystavíte vo Worde a následne ich uložíte do PDF, alebo využijete fakturačnú službu ako napríklad iDoklad.

Výhodnejší býva druhý variant. Zadávanie údajov je jednoduchšie a iDoklad dohliadne, aby na faktúre nič nechýbalo. Navyše väčšinu informácií doplní automaticky.

Elektronická faktúra v špeciálnom formáte

V praxi sa stretnete aj s pohľadom, ktorý vychádza zo smernice Európskeho parlamentu a Rady 2014/55/EÚ o elektronickej fakturácii vo verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov. Podľa nej musí byť elektronická faktúra vytvorená vo formáte, ktorý umožňuje jej automatizované a elektronické spracovanie.

Takýto formát umožňuje účtovnému systému údaje z faktúry automaticky prečítať a napríklad spárovať s objednávkami.

Na vystavenie takýchto dokladov obvykle potrebujete účtovný systém, ktorý umožňuje ukladať faktúry v niektorom z formátov pre elektronické spracovanie.

Jedným z najčastejších formátov je ISDOC (Information System Document). Je štandardom pre elektronickú fakturáciu v Českej republike a podporuje ho väčšina ekonomických a účtovných systémov.

Náležitosti elektronickej faktúry

Elektronické faktúry musia spĺňať niekoľko náležitostí, ktoré sa týkajú ich obsahu aj práce s týmito dokladmi. Väčšinou ale zodpovedajú požiadavkám na faktúry v papierovej podobe.

Napríklad obsah elektronických faktúr je rovnaký ako pri faktúrach klasických. Nepotrebujete do nich teda dopĺňať žiadne špeciálne údaje a stačí splniť bežné náležitosti faktúry.

Ďalšie požiadavky sa týkajú platiteľov DPH. Podľa § 71 zákona o DPH totiž musí byť pri elektronických aj klasických faktúrach zachovaná:

• vierohodnosť pôvodu,
• neporušenosť obsahu
• a čitateľnosť faktúry.

Najľahším spôsobom, ako to dosiahnuť, je pomocou takzvanej auditnej stopy (kontrolných mechanizmov podnikových procesov). Znamená to, že na každú faktúru sú naviazané ďalšie doklady (napríklad zmluva, objednávka, prepravný doklad alebo dodací list). Prípadná kontrola z daňového úradu si tak s ich pomocou overí pôvod faktúry aj údaje, ktoré sú na nej uvedené.

Okrem toho je možné ako spôsob zabezpečenia vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry použiť:

• kvalifikovaný elektronický podpis,
• elektronickú výmenu údajov (EDI), ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov,
• iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry (napríklad umiestnením faktúry na bezpečnej internetovej stránke dodávateľa, pričom odberateľ získa prístup k vyhotovenej faktúre na základe použitia užívateľského mena a hesla).

Napriek tomu existuje jedna požiadavka, s ktorou sa pri papierových faktúrach nestretnete. Je ním súhlas odberateľa s tým, že mu dodáte faktúru v elektronickej podobe.

Je možné ho získať napríklad v zmluve alebo ho zakotviť v obchodných podmienkach. Bežne sa ale za súhlas považuje aj to, že odberateľ faktúru prijme, zaúčtuje alebo uhradí.

Elektronické faktúry vám uľahčia prácu

Elektronických faktúr sa nemusia báť ani drobní živnostníci a podnikatelia. Okrem súhlasu odberateľa sa na nich vzťahujú len tie isté povinnosti, ktoré vás čakajú pri príprave faktúr v papierovej podobe.

S využitím fakturačných programov, ako je napríklad iDoklad, navyše výrazne uľahčia administratívu.

Klientovi totiž môžete namiesto faktúry poslať len odkaz na jej zobrazenie. Z neho si odberateľ doklad stiahne, vytlačí alebo naimportuje do svojho fakturačného či účtovného systému. A práca s dokladmi pre neho bude oveľa jednoduchšia.