Aplikácia na financie: čo všetko vie a ako ju vybrať

Správa financií v jednej aplikácii

Fakturačné aplikácie obvykle fungujú ako nástroj, do ktorého sa prihlásite cez webový prehliadač alebo smartfón a spravujete v ňom všetku svoju finančnú agendu. Najmä:

• vystavovanie a odosielanie faktúr,
• počítanie príjmov, výdavkov a cashflow,
• alebo odosielanie podkladov účtovníkovi.

Postupne rozoberieme, ako tieto činnosti vo fakturačnej aplikácii fungujú.

Faktúru vystavíte po pár kliknutiach

Fakturačné aplikácie sa na webe často chvália, že v nich vystavíte faktúru do minúty, alebo prinajhoršom za pár minút. To je možné vďaka tomu, že aplikácia za vás veľa údajov na faktúre predvyplní.

Typicky zadáte len IČO alebo názov zákazníka (prípadne ho vyberiete z adresára) a uvediete, čo fakturujete a za koľko. Aplikácia údaje o klientovi stiahne z verejne dostupných registrov a zvyšok údajov vyplní automaticky za vás. Pokiaľ navyše v aplikácii vediete cenník svojho tovaru a služieb, iba kliknete na položky a aplikácia za vás vyplní aj ceny. Ak ste platiteľ DPH, aplikácia ju spočíta.

Rovnakým spôsobom v aplikácii vystavíte nielen bežnú vydanú faktúru, ale aj zálohovku alebo dobropis. Aplikácia za vás postráži všetky legislatívne náležitosti dokladu, takže máte istotu, že si na vás úrady neposvietia. Hotový doklad potom priamo z aplikácie odošlete klientovi, alebo si ho stiahnete do počítača.

Faktúry z aplikácie sú navyše krajšie a profesionálnejšie ako tie z wordových alebo excelových šablón. Na výber máte z niekoľkých motívov a vzhľad dokladu si môžete jednoducho upraviť, aby napríklad ladil s vašim webom alebo po pár kliknutiach pridáte logo alebo pečiatku.

Prehľad nad cashflow

Vo fakturačnej aplikácii hneď po prihlásení vidíte prehľad svojich príjmov a výdavkov. Vidíte, koľko ste vyfakturovali, koľko vám prišlo na účet alebo koľko faktúr máte po splatnosti – vo väčšine aplikácií je navyše všetko v prehľadných a farebných grafoch.

Na to, aby ste aktuálne prehľady videli, stačia dve veci:

• fakturovať v aplikácii
• a vkladať do nej prijaté faktúry (môžete ručne alebo QR kódom).

Ak platiteľom DPH nie ste, aplikácia vás okrem iného automaticky upozorní, keď sa priblížite k limitu pre platiteľstvo DPH.

Čísla o uhradených aj neuhradených faktúrach si dohľadáte jedným kliknutím a vyfiltrujete si pokojne výsledky za konkrétny mesiac, kvartál alebo rok. Vďaka prehľadu príjmov a výdavkov si biznis lepšie naplánujete.

V dátach si vyfiltrujete najväčších zákazníkov, alebo naopak najväčších neplatičov. Aplikácia vás zbaví aj nepríjemného pripomínania sa, pretože klientom s faktúrou po splatnosti automaticky pošle upomienku (jej znenie si môžete upraviť).

V prípade potreby si dáta z aplikácie vyexportujete napríklad na analýzu s odborníkom, tlač alebo archiváciu do šanónu.

Správa financií spolu s účtovníkom

Spracováva vaše doklady externý účtovník? Vďaka fakturačnej aplikácii si s ním výmenu dokladov uľahčíte.

Prvou možnosťou je, že mu dáte do aplikácie prístup, takže sa dostane k vašim vystaveným aj prijatým faktúram a nemusíte si ich odovzdávať e-mailom alebo osobne. Na diaľku skontroluje, že je v dokladoch všetko v poriadku a prípadne si ich kedykoľvek sám stiahne.

Alebo fakturačnú aplikáciu rovno prepojíte s účtovným systémom, v ktorom váš účtovník pracuje. Obľúbené fakturačné aplikácie ako napríklad iDoklad si rozumejú s väčšinou veľkých účtovných systémov.

Ako vybrať fakturačnú aplikáciu

Pri výbere fakturačnej aplikácie si v prvom rade ujasnite, čo za funkcie v nej chcete mať. Či si vystačíte čisto s vytváraním a odosielaním faktúr, alebo potrebujete aj prepojiť appku s ďalšími nástrojmi ako CRM. Požiadavky si spíšte a vždy na webe aplikácie skontrolujte, či ich spĺňa.

Pokiaľ vás zaujímajú funkcie zmienené v tomto článku, vyskúšajte našu fakturačnú aplikáciu iDoklad, ktorá obsahuje všetko zmienené v tomto článku. Už teraz v iDoklade fakturuje 300 000 podnikateľov.

Než si akúkoľvek aplikáciu zaplatíte, odporúčame najskôr otestovať skúšobnú verziu, nech zistíte, či sa vám v nej dobre pracuje. Napríklad iDoklad je zadarmo so všetkými funkciami na 30 dní.