Ovládanie aplikácie

Domů  Předchozí  Další

 

Ovládanie iDokladu je veľmi jednoduché a intuitívne, s väčšinou funkcií si určite poradíte sami a bez problémov. V nasledujúcom texte vám popíšeme ovládanie aplikácie a predvedieme niekoľko trikov, ktoré vám prácu s iDokladom môžu výrazne spríjemniť.

Hlavné ovládacie prvky v hornej časti aplikácie

Ovládacie prvky v hornej časti aplikácie

Ovládacie prvky v hornej časti aplikácie

Hornú časť vidíte v iDoklade vždy, nech pracujete v akomkoľvek mieste aplikácie. Ak budeme postupovať zhora nadol, úplne vpravo hore nájdete nasledujúce tlačidlá:

IK_odrazka Názov firmy – kliknutím na názov vašej firmy sa prepnete do záložky, ktorá slúži na vyplnenie základných identifikačných a účtovných údajov o vašom podnikaní. Do tohto nastavenia má prístup iba majiteľ účtu. Nadídením kurzoru myši na názov firmy sa zobrazí podmenu s možnosťami:

IK_odrazka Prepnúť odkaz vás presmeruje na prehlaď firiem, ktoré ste založili a firiem, do ktorých ste bol pridaný ako používateľ. V prehľade si vyberiete firmu, do ktorej sa chcete prihlásiť.

IK_odrazka Odhlásiť – pomocou odkazu sa vrátite do prihlasovacieho formulára. Kvôli zabezpečeniu dát by ste sa z aplikácie mali radšej odhlásiť vždy, keď opustíte počítač. Späť sa vrátite po zadaní prihlasovacích údajov.

IK_odrazka Vlajka – pomocou vlajky si môžete zmeniť jazyk aplikácie.

IK_upozorneni Nejedná sa o národnú legislatívu (tú ste zadali pri založení účtu a zmeniť už nejde), ani o texty na dokladoch, ktoré odosielate odberateľom (pre nich si môžete vybrať jazyk podľa potreby pri Tlači faktúry), ale výhradne o jazyk, v ktorom aplikácia bude bežať.

Pod týmito odkazmi vidíte ďalšiu ponuku:

IK_odrazka Záložky – prepínaním medzi záložkami sa dostanete do jednotlivých zoznamov: Domovská stránka, Adresár, Predaj, Nákup, Cenník/Sklad a Financie. Väčšina záložiek je pod nadpisom rozdelená na ďalšie časti (podzáložky), napr. Predaj sa delí na zoznam Faktúr, Zálohových faktúr, Dobropisov, Pravidelných faktúr, Úhrad a Grafov.

IK_odrazka Rýchlé vytvorenie nového záznamu – vpravo od uvedených záložiek je tlačidlo IK_nova_karta_jakakoliv , ktorého stlačením si rozbalíte ponuku určenú na vytvorenie novej karty (napr. bežnej faktúry, kontaktu, položky cenníka). Po uložení takej karty zostanete priamo v príslušnom zozname a môžete v ňom ďalej pokračovať v práci.

Ponuka rýchleho vytvorenia nových záznamov

Ponuka rýchleho vytvorenia nových záznamov

IK_odrazka Nastaveniapo zvolení symbolu ozubeného kolieska sa otvoria podzáložky nastavenia, v ktorých si nastavíte agendu tak, aby pracovala podľa vašich potrieb. Veľa údajov je veľmi dôležitých pre správne vystavenie aj neskoršie zaúčtovanie dokladov tak, aby zodpovedali platnej legislatíve, a preto odporúčame túto časť konfigurovať ešte pred zahájením fakturácievýrazne si tak nielen uľahčíte a zrýchlite bežnú prácu, ale môžete si ušetriť aj prípadné dodatočné úpravy zle zadaných údajov. Podrobného pomocníka nájdete tu.

IK_odrazka Zákaznícka podpora – pod symbolom ik_rychla_napoveda nájdete tri podzáložky: GDPRPomocník a Zákaznícka podpora. Kliknutím na podzáložku Zákaznícka podpora sa prepnete do formulára, ktorý je určený ku komunikácii s našou podporou.

IK_odrazka Upozorneniapod symbolom ik_notifikace nájdete notifikácie o udalostiach týkajúcich sa Vášho účtu v iDoklade. Na prichádzajúce notifikácie Vás upozorní žlté číslo pri zvončeku. Notifikácie môžu byť Prevádzkové, Upozornenia alebo Dôležité.

Prevádzkové notifikácie informujú o automaticky vystavených pravidelných faktúrach, automaticky odoslaných upomienkach alebo automaticky spracovaných bankových výpisoch.

Notifikácie typu Upozornenia informujú napríklad o zobrazení faktúry odoslanej odkazom.

Dôležité notifikácie upozorňujú napríklad na prekročenie limitu obratu pre registráciu za platiteľa DPH.

Notifikácie typu Prevádzkové a Upozornenia je možné vypnúť na záložke Nastavenia - Používateľ v sekcii Notifikácie.

Tipy pre jednoduchšiu prácu

IK_odrazka Rýchly pomocník – pokiaľ si v niektorom mieste aplikácie neviete rady, pozrite sa, či pole obsahuje ikonku IK_rychla_napoveda. Ak nadídete nad otáznik myšou, zobrazí sa titulok s popisom funkcie alebo radou, ako máte pri vyplnení poľa postupovať.

IK_odrazka Legenda – funkciu ocenia najmä začínajúci používatelia, ktorí si priamo na obrazovke môžu tlačidlom Legenda IK_legenda_rozbalit umiestneným v dolnej časti obrazovky zobraziť rámček s radami, ako sa v príslušnom mieste najlepšie zorientovať. Pokročilejší používatelia si legendu môžu vypnúť tlačidlom IK_legenda_zavrit.

IK_odrazka Ikonky – položky zoznamov sú priebežne označované ikonkami, ktoré slúžia k rýchlej orientácii o stave položky - napr. pri kontaktoch nájdete informáciu o bonite partnera, pri faktúrach zase o tom, či sú uhradené, odoslané či upomínané. Ak nabehnete nad ikonku myšou, uvidíte titulok s vysvetlením.

IK_odrazka Tlačidlá – v hornej časti každého zoznamu je niekoľko tlačidiel určených na ovládanie. Niektoré z nich po stlačení najprv ponúknu výber z ďalších možností. Karty majú ovládacie tlačidlá väčšinou umiestnené na dolnom okraji.

IK_odrazka Nastavenie – základom pohodlnej práce s aplikáciou je starostlivá konfigurácie údajov v časti Nastavenia. Zadáte tu nielen svoje vlastné identifikačné údaje, ale aj spôsob správania celej aplikácie, účtovné údaje, systém číslovania dokladov, podobu tlačových zostáv, automatické odosielanie upomienok, šablóny pre sprievodné texty e-mailov, spôsob ich odosielania, komunikáciu s účtovnými programami atď. Rozhodne odporúčame aplikáciu vhodne nastaviť skôr, ako s ňou začnete pracovať - ušetríte si tak veľa zbytočnej práce.

Práca so zoznamami

Pri fakturácii chcete dáta zapísať a uchovať, ale časom tiež začnete potrebovať zadané údaje vyhľadať a štatisticky spracovať. Aplikácia iDoklad preto disponuje nasledujúcimi nástrojmi:

IK_odrazka Filter a fulltextové vyhľadávanieväčšina zoznamov obsahuje v pravom hornom rohu pole, do ktorého môžete zapísať ľubovoľné hľadané znaky (vr. pomlčky, otáznika a pod.). Po stlačení tlačidla IK_hledat (alebo klávesu Enter) aplikácia prehľadá všetky polia zoznamu a zobrazí len tie položky, ktoré zadaný text obsahujú. Môžete tak napríklad nájsť konkrétneho odberateľa alebo si zobraziť cenníkové položky s cenou v rovnakej sadzbe DPH. Ak už filter nepotrebujete, stačí pole vymazať. Niektoré zoznamy majú ešte rozšírený filter, kde možno filtrovať napríklad podľa ceny od-do, dátumu splatnosti, dátumu platby, atď.

iDoklad si filter zapamätá, takže ak sa napríklad prepnete do inej záložky alebo sa odhlásite, pri ďalšom zobrazení zoznamu bude vyfiltrovaný podľa posledného použitého filtra. Pokiaľ už filter nepotrebujete, stačí ho vymazať.

IK_odrazka Triedenie zoznamu – údaje sú v zoznamoch rozdelené do stĺpcov označených nadpisom. Ak kliknete na niektorý z nadpisov myšou, zoznam sa abecedne alebo číselne zoradí podľa položiek uvedených v stĺpci - napr. Faktúry si tak môžete zoradiť podľa odberateľa, ceny, dátumu vystavenia či splatnosti atď. Pri ďalšom kliknutí na stĺpec triedenie obrátite v opačnom poradí a pri treťom sa vrátite do základného zotriedenia podľa prvého stĺpca. Stĺpec, podľa ktorého je zoznam aktuálne zoradený, má vpravo od nadpisu malú šípku, ktorá ukazuje smer triedenia.

iDoklad si zotriedenie zapamätá, takže ak napríklad otvoríte detail niektorého dokladu alebo sa prepnete do inej záložky, pri ďalšom zobrazení bude zoznam stále zotriedený podľa posledného nastavenia.

Zotriedený zoznam faktúr

Zotriedený zoznam faktúr

IK_odrazka Označenie položiek zoznamu – v zoznamoch vám prácu s položkami výrazne urýchli možnosť označovať položky označením okienka umiestneného v ľavej časti každého riadku. Dá sa tak napríklad uhradiť, odoslať či vytlačiť viac faktúr súčasne. Prázdne okienko znamená neoznačený riadok, okienko s "fajkou" IK_fajfka značí označený. Rovnaký efekt dosiahnete kliknutím myšou kdekoľvek na riadku. Okienko obsahuje aj nadpis stĺpca - jeho zaškrtnutím si hromadne označíte všetky zobrazené položky (alebo ich označenie zrušíte).

IK_upozorneni Pozor, hromadné označenie sa týka naozaj len práve zobrazených položiek. Ak teda máte aplikovaný filter alebo počet položiek na stránke nastavený tak, že je zoznam rozdelený na niekoľko strán, zaškrtnutím okienka v nadpise stĺpca si označíte len tie položky, ktoré v danej chvíli obsahuje zobrazená stránka.

IK_odrazka Počet položiek na stránke – vzhľad zoznamu si môžete prispôsobiť tak, že si dole pod zoznamom v poli Počet položiek na stránku vyberiete, koľko položiek má daný zoznam v rámci jednej stránky obsahovať. Medzi stránkami môžete listovať pomocou šípok, umiestnených pod zoznamom.

Nastavenie počtu položiek a listovanie medzi stránkami

Nastavenie počtu položiek a listovanie medzi stránkami

IK_upozorneni Zvolené triedenie platí pre celý zoznam, takže položky sa medzi stránkami preskupia - ak si napr. Faktúry zoradíte vzostupne podľa ceny, bude prvá stránka začínať faktúrou s najnižšou cenou, posledná stránka potom bude končiť faktúrou s najvyššou cenou.

Ovládacie tlačidlá

Ovládanie popísané v tejto kapitole platí v úplne každom mieste aplikácie. Ak niektorý zoznam obsahuje aj ďalšie špecializované tlačidlá, popisujeme ich v Pomocníkovi k zoznamu.

Zoznamy

IK_nova_polozka Nová položka zoznamutlačidlom vytvoríte novú kartu zoznamu. Na obrazovke sa miesto zoznamu objaví formulár určený na zápis údajov do karty. Po uložení karty (príp. opustenie bez uloženia) sa vrátite späť do zoznamu.

IK_upozorneni Ako uvádzame vyššie, do ktoréhokoľvek zoznamu navyše môžete pridať nový záznam aj pomocou tlačidla IK_nova_karta_jakakoliv, ktoré nájdete na lište s hlavnými zložkami.

IK_Kopirovat Kopírovať– novú kartu tiež môžete vytvoriť ako kópiu označenej karty. Aplikácia pritom rešpektuje logiku tvorby nových kariet, takže napr. v zozname faktúr vytvorí kópiu s číslom zodpovedajúcim aktuálnemu poradiu v číselnom rade, alebo na kontakte pri ukladaní adresy upozorní na duplicitné IČO.

IK_upravitUpraviť – týmto tlačidlom otvoríte označenú položku zoznamu. Karty uložené v zozname otvoríte tiež kliknutím na modro napísaný názov v prvom stĺpci vľavo (v zozname faktúr ide o číslo faktúry, v kontaktoch o názov firmy atď.). Otvorené karty môžete opraviť a uložiť, alebo zavrieť bez zmeny.

Pole určené k otvoreniu karty

Pole určené k otvoreniu karty

ik_tisk Tlač v niektorých zoznamoch si po stlačení tlačidla vyberáte jednu z ponúknutých tlačových zostáv. Po potvrdení voľby vás aplikácia prepne do záložky Tlač, kde uvidíte náhľad zostavy a môžete ju nielen vytlačiť, ale tiež exportovať do niektorého z elektronických formátov. Ak je zostava viacstranová (napr. Tlačíte zoznam alebo niekoľko faktúr súčasne), medzi stránkami listujete pomocou šípok v záhlaví. 

IK_smazat Zmazať vzhľadom na to, že ide o nezvratný proces, pred zmazaním karty sa program uistí, či tento krok naozaj chcete uskutočniť.

ik_export Export – toto tlačítko nájdete na všetkých zoznamoch a môžete si pomocou neho vyexportovať daný zoznam do formátu .xlsx (Excel) alebo .csv.

Po kliknutí na tlačítko sa objaví výber formátu súboru a tiež výber stĺpcov, ktoré majú byť exportované. Po nastavení a stlačení tlačítka Export sa v pravom dolnom rohu obrazovky objaví okno s priebehom prípravy súboru a následne tlačítko pre stiahnutie vyexportovaného súboru.

Tlačítko pre stiahnutie súboru

Tlačítko pre stiahnutie súboru

IK_upozorneni Funkcia Export reaguje na zadaný filter. V prípade, že máte na zozname zadaný filter, vyexportuje sa iba vyfiltrovaná položka. Rovnako tak, pokiaľ máte v zozname označené len niektoré položky, vyexportujú sa len tieto označené položky.

IK_vazby Väzby – týmto tlačidlom, ktoré sa nachádza v menu na riadku dokladu, zobrazíte graf väzieb vybraného dokladu na iné doklady. Uprostred grafu je aktuálne označený dokument, vľavo vidíte jeho predchodcov a vpravo nasledovníkov. Graf zavriete krížikom, ktorý nájdete vpravo hore.

Tlačidlo pre zobrazenie väzieb dokladu

Tlačidlo pre zobrazenie väzieb dokladu

Karty

IK_ulozit_modre_tlacitko Uložiť – prostredníctvom tlačidla uložíte údaje zapísané na karte, kartu zatvoríte a vrátite sa späť do zoznamu..

IK_zrusit_sede_tlacitko Zrušiť – záznam týmto tlačidlom opustíte bez uloženia. Program sa uistí, či editované údaje naozaj nechcete uchovať. Ak ste spracovávali novú, doteraz neuloženú kartu, aplikácia ju vôbec nevytvorí.

IK_upozorneni Bez uloženia môžete kartu opustiť tiež tak, že sa jednoducho prepnete do inej časti aplikácie.

IK_hvezdicka Pole označená hviezdičkou – tieto polia musíte doplniť povinne. Ak tak neurobíte, aplikácia kartu neuloží.

IK_kalendar Doplnenie dátumu – všetky polia, do ktorých sa má doplniť nejaké kalendárny dátum, sú zabezpečené ikonou, pomocou ktorej rozbalíte kalendár určený na výber dátumu. Kalendárom môžete listovať medzi mesiacmi, rokmi aj desaťročiami - režim listovania nastavíte kliknutím myšou na hornú časť kalendára. Kliknutím na odkaz pod kalendárom doplníte aktuálny dátum.

Výber dátumu z kalendára

Výber dátumu z kalendára