Všetko, čo potrebujete vedieť o používaní elektronickej schránky

Čo je elektronická schránka

Elektronická schránka je on-line nástroj podobný e-mailu, ktorý uľahčuje komunikáciu s akýmkoľvek úradom. Namiesto posielania doporučených listov alebo návštevy pobočiek daňového úradu, Sociálnej poisťovne alebo zdravotnej poisťovne či iných úradov tak stačí poslať elektronickú správu.

Na rozdiel od e-mailu je totiž majiteľ elektronickej schránky úradne overenou osobou. Úrady tak majú istotu, že komunikujú skutočne s vami. Elektronické správy vďaka tomu majú rovnakú právnu účinnosť ako listy s okrúhlou pečiatkou.

Elektronické schránky vám teda komunikáciu:

• uľahčujú, pretože správu pošlete kedykoľvek a odkiaľkoľvek, nemusíte riešiť úradné hodiny a dokument pošlete pokojne v posledný deň časovej lehoty o 23:59,
• zrýchľujú, pretože správu okamžite posielate a nemusíte tráviť čas chodením na poštu alebo na úrad a neriešite, či list stihne na úrad dôjsť do vypršania lehoty, alebo či doručovateľ príjemcu zastihne,
• zlacňujú, pretože elektronické správy sú zadarmo a ak elektronickú schránku využijete aj pri nejakom úradnom úkone, zníži sa vám aj správny či súdny poplatok,
• a zaistia, že sa k vám dôležité správy vždy dostanú – aj keď sa presťahujete alebo nedostanete od pošty výzvu na vyzdvihnutie zásielky.

Ešte doplníme, že fyzické osoby môžu mať dva typy elektronických schránok:

• elektronickú schránku fyzickej osoby pre súkromné ​​záležitosti, ktorú využijete napríklad vtedy, keď si budete vybavovať žiadosť o rodičovský príspevok,
• elektronickú schránku podnikajúcej fyzickej osoby pre podnikateľské záležitosti, ktorá slúži na komunikáciu spojenú s podnikaním.

Ako zriadiť elektronickú schránku pre SZČO

Elektronickú schránku SZČO vám štát zriadi automaticky bezodkladne po tom, ako sa dozvie o vzniku vášho oprávnenia na podnikanie (napr. po založení živnosti).

TIP: Prečítajte si, ako založiť živnosť.

Na rozdiel od elektronickej schránky právnickej osoby, elektronická schránka fyzickej osoby (nepodnikateľská aj podnikateľská) nie je po jej zriadení automaticky aktivovaná na elektronické doručovanie a úrady prostredníctvom nej s vami zatiaľ nebudú komunikovať. Spôsob ako aktivovať elektronickú schránku na elektronické doručovanie je jednoduchý. Môžete tak urobiť po prihlásení sa priamo v nej. Ako fyzická osoba však máte na to právo, ale nie je to vaša povinnosť. Ak sa teda elektronickú schránku nerozhodnete aktivovať na elektronické doručovanie, úrady vám do nej nebudú posielať úradné dokumenty, ale vy ju napriek tomu môžete využiť na posielanie elektronických správ úradom.

Ak by ste mali elektronickú schránku SZČO aktivovanú, tak pri ukončení podnikania úrady ku dňu skončenia podnikania vykonajú aj jej deaktiváciu.

Ako elektronickú schránku používať

Ak máte schránku zriadenú, prihlásite sa do nej na Ústrednom portáli verejnej správy www.slovensko.sk rôznymi spôsobmi:

• občianskym preukazom s elektronickým čipom – teda pomocou tzv. eID karty a šesťmiestneho bezpečnostného osobného kódu (BOK), ktorý ste si zvolili osobne pri preberaní nového občianskeho preukazu alebo neskôr sami zmenili,
• mobilným kľúčom cez aplikáciu Slovensko v mobile – ak máte aplikáciu Slovensko v mobile aktivovanú, môžete sa do elektronickej schránky prihlásiť prostredníctvom nej buď načítaním QR kódu z prihlasovacej stránky elektronickej schránky, alebo mobilným kľúčom (číselným kódom) vygenerovaným touto aplikáciou.

Pokiaľ zabudnete prihlasovacie údaje (BOK kód), tak po predložení občianskeho preukazu požiadate o jeho nové nastavenie priamo na oddelení dokladov Polície. Ak máte niektorí z novších občianskych preukazov vydaných po 21. júni 2021, môžete si odblokovanie BOK kódu urobiť aj sami cez aplikáciu eID klient. Potrebujete k tomu ale poznať váš PUK kód.

Po prihlásení sa elektronická schránka správa podobne ako e-mail. Prijímate a čítate si v nej správy alebo ich naopak odosielate. K tomu potrebujete poznať názov príslušného úradu alebo inštitúcie, podľa ktorého si príjemcu vyhľadáte. Elektronickú správu potom zo svojej elektronickej schránky živnostníka odošlete ako všeobecné podanie. Iná situácia nastáva vtedy, keď využívať konkrétnu službu (napríklad zrušenie živnosti), ktorú si musíte presne podľa jej popisu pred vytváraním podania vyhľadať.

Na čo si pri používaní dátovej schránky dať pozor

Pri používaní elektronických schránok platí jedna zásada, ktorú musíte brať do úvahy. Je to fikcia doručenia, podľa ktorej sa elektronická správa doručovaná „do vlastných rúk“ považuje za doručenú buď jej prečítaním, alebo uplynutím 15 dní odo dňa nasledujúceho po dni jej prijatia, aj keď ste si ju neprečítali – to je dôležité napríklad pri dodržiavaní rôznych zákonných lehôt. V porovnaní s tým, obyčajná elektronická správa doručovaná „nie do vlastných rúk“ sa považuje za doručenú v deň nasledujúci po dni jej prijatia.

Pokiaľ máte strach, že vám nejaká správa unikne, nastavte si v elektronickej schránke upozornenie, ktoré vám príde zadarmo na zadaný e-mail alebo ako SMS.

Povinnosť používať elektronickú schránku

Od 1. novembra 2013 platí, že každá SZČO musí mať elektronickú schránku. Je ale rozdiel medzi tým, kto je povinný mať elektronickú schránku a kto je povinný používať elektronickú schránku. Živnostník elektronickú schránku je povinný mať, ale nie je povinný ju aktívne používať a mať ju aktivovanú na elektronické doručovanie. Ak si elektronickú schránku aj aktivujete na elektronické doručovanie, neznamená to, že nesmiete prísť na úrad osobne alebo na úrad poslať dokument poštou.

Počítajte ale s tým, že ak budete mať elektronickú schránku aktivovanú na elektronické doručovanie, tak v opačnom smere (teda v smere od úradov k vám) ju budú úrady využívať prednostne pri komunikácii s vami. Namiesto klasických listov by vám tak od nich mali chodiť iba elektronické správy. Prostredníctvom elektronickej schránky si môžete nechať poslať aj oficiálne dokumenty ako napríklad výpis z registra trestov.

Elektronickú schránku zatiaľ nie je možné používať aj na komunikáciu s inými subjektmi mimo štátnej správy, napríklad s klientmi či obchodnými partnermi, bankami a podobne.