Nastavte si pravidelnú faktúru a mesačne ušetríte desiatky minút

Vystavujete stále tie isté faktúry? Či už sú to doklady za úhradu nájomného alebo pravidelne dodávaný tovar, nastavenie pravidelnej faktúry v iDoklade vám mesačne ušetrí desiatky minút. Je to jednoduché, za pár minút máte po opakujúcich sa starostiach.

Najskôr vytvorte vzor pravidelnej faktúry. Môžete tak urobiť z existujúcej faktúry alebo vytvorením nového vzoru v zozname pravidelných faktúr.

Vytvorenie vzoru v zozname pravidelných faktúr

1. Na záložke Predaj alebo cez žltú ikonu + vyberte možnosť Pravidelná faktúra.

2. Zadajte Názov vzoru. Slúži len pre vašu orientáciu v iDoklade, na faktúre nebude uvedený.

3. Nastavte termín Prvého vystavenia. K vybranému dátumu iDoklad pripraví prvú faktúru. Od tohto dňa sa budú počítať aj termíny vystavenia nasledujúcich faktúr. Pokiaľ v poli necháte aktuálny dátum, iDoklad odošle prvú faktúru hneď po uložení vzoru.

4. Zvoľte, ako často budete faktúru vytvárať a posielať. Možnosť Opakovať každý ponúka voľbu intervalu po dňoch, týždňoch alebo mesiacoch. Ak máte strach z rozdielnej dĺžky mesiaca, môžete nastaviť variant K poslednému dňu v mesiaci. Faktúry bude iDoklad automaticky vytvárať a posielať posledný deň v mesiaci.

5. Voľbou Typy ukončenia určujete, kedy iDoklad prestane pravidelné faktúry vystavovať. Ak napríklad viete, že klientovi budete dodávať tovar ešte v ďalších ôsmich dodávkach, vyberiete si možnosť Po počte vystavení. Objaví sa políčko Počet vystavení, do ktorého zadáte číslo 8. Údaj môžete kedykoľvek zmeniť a navyše vám iDoklad hneď ukáže, koľko faktúr z nastaveného počtu už vystavil.

Ďalšia možnosť predstavuje typ ukončenia Po dátume. Bude sa vám hodiť vtedy, ak máte s klientom dohodnutú spoluprácu napríklad do konca roka. V poli Dátum ukončenia zvolíte termín zaslania poslednej faktúry – v tomto prípade 31. december.

A pokiaľ neviete, ako dlho budete faktúry vystavovať, zvoľte možnosť Nikdy. Vystatovanie faktúr zrušíte úpravou opakovania (Po počte či Po dátume) alebo zmazaním šablóny.

6. Vyberte si, komu budete faktúru posielať. Vopred sme vám nastavili možnosť Odoslať e-mailom odberateľovi a Odoslať na môj e-mail. Ak však chcete, môžete zaškrtnutím tretieho boxu posielať faktúru aj priamo vašej účtovníčke.

7. Ostáva už len vyplniť polia Odberateľ, Spôsob úhrady, Bankový účet, Rad, Typ dokladu a Splatnosť.

8. Ak chcete nastaviť aj ďalšie podrobnosti, kliknite na záložku Viac podrobností a vyplňte napríklad text pred a za položkami faktúry alebo nastavte pevný variabilný symbol. Nakoniec vyplňte Položky faktúry a šablónu nezabudnite Uložiť.

Natavenie podľa existujúcej faktúry

1. Vyberte si zo zoznamu faktúru, ktorá vám poslúži ako vzor a zvoľte možnosť Pravidelná.

2. Postupujte podľa návodu vyššie až k šiestemu bodu. Siedmy bod máte už dopredu vyplnený podľa faktúry, ktorú ste si vybrali ako vzor.

3. Pripravenú šablónu pravidelnej faktúry Uložte.