Nestrácajte čas. Vystavujte pravidelné faktúry

Keď fakturujete pravidelne každý mesiac – za nájom, hosting či paušálnu odmenu za správu Facebooku, stačí, keď vystavíte faktúru iba raz. Pravidelná faktúra sa potom bude automaticky odosielať každý mesiac. A jej vzhľad a odosielanie nastavíte rovnako ľahko, ako keď vystavujete jednorazovú faktúru.

Začnite tým, že si nastavíte šablónu. Vyplníte:

• odberateľa,
• sumu,
• splatnosť a čas, kedy sa faktúra bude generovať – napríklad prvý alebo posledný deň v mesiaci.

Prečítajte si, ako na to, alebo si pozrite naše krátke video:

Pustite sa do toho

Kliknite na Predaj – Pravidelné faktúry a zvoľte zelené tlačidlo Nová pravidelná faktúra.

Zobrazí sa Vám karta faktúry.

Kliknutím na ikonku môžete pridať štítok, ktorý dobre poslúži, ak sa staráte napríklad o e-shop a fakturujete zvlášť za hosting a za správu. Obe činnosti tak viditeľne oddelíte.

Názov vzoru sa zobrazí len Vám, na faktúre ho nebude vidno. Slúži len na orientáciu.

Potom vyplníte dátum prvého vystavenia a pravidelnosť – raz za mesiac alebo napríklad ročne (vyberte 12 mesiacov). Faktúry si môžete nastaviť pokojne na desiatky rokov dopredu. V takom prípade však kontrolujte, či už nevypršala zmluva a neposielate faktúry, na ktoré nemáte nárok.  

Nastavte si taktiež dátum ukončenia. Napríklad v prípade, že máte nájomnú zmluvu na dobu určitú.

Teraz sa pustite do zaškrtávacích políčok. Vďaka nim si nastavíte, komu sa bude faktúra odosielať – odberateľovi, Vám alebo aj účtovníkovi. A taktiež zvolíte, či ju iDoklad má zasielať posledný deň v mesiaci.

Nastavte položky, ako pri bežnej faktúre

Ďalej vyplníte odberateľa, spôsob úhrady, jazyk, číselný rad a popis faktúry. Jediný rozdiel oproti jednorazovej faktúre je, že si vyberiete obyčajnú alebo zálohovú. A nezabudnite, že v políčku Splatnosť nastavujete počet dní, nie konkrétny dátum.

Potom kliknite na Viac podrobností.

Číslo objednávky môže byť čokoľvek – napríklad klientske ID. Ďalej určite konštantný symbol a menu – ak vyberiete cudziu menu, výmenný kurz sa určuje podľa ECB.

Pevný variabilný symbol zaškrtnite, ak potrebujete identifikovať odberateľa – napríklad číslo zmluvy alebo IČO. Ak nevyplníte, variabilný symbol bude automaticky číslo faktúry. Pri spárovaných platbách s bankou je dôležité mať variabilný symbol totožný s platbou.

Text pred položkami faktúry – tu vyplňte popis faktúry. Mesiac a deň sa Vám bude vypĺňať pravidelne, ak použijete zástupné znaky. Ako na to, zistíte dole pod faktúrou, keď rozkliknete Legendu. Rovnaké znaky môžete používať aj v texte za položkami faktúry.

Ak fakturujete za služby z predchádzajúceho mesiaca, alebo naopak vopred, pridajte za zástupný znak {month} číslovku so záporným alebo kladným znamienkom a na faktúre sa objaví vždy o jeden mesiac viac alebo menej. Napríklad {month-1}.

Hneď ako sa faktúra vygeneruje, vyhľadáte ju v záložke s vystavenými faktúrami, ktorú nájdete v sekcii Predaj – Faktúry. Ak účtujete napríklad nájomné viacerým ľuďom, môžete šablónu skopírovať a zmeniť iba odberateľa.