Dátum publikácie 16. 07. 2014 Komentáre 0 Zdieľať článok

Číslo faktúry, DPH i dátum splatnosti rovno v e-maile za 2 minúty

Author Seyfor Slovensko, a.s. 4 minúty čítania 0
Náhledový obrázek

K obrazu svojmu si v iDoklade prispôsobíte nielen faktúry, ale aj sprievodné e-maily. Stačí šikovne využiť parametre, ktoré iDoklad ponúka – ukážeme vám to aj s názornými príkladmi. Posielanie faktúr e-mailom už pravdepodobne poznáte. Stačí pri vybranej faktúre kliknúť na tlačidlo so symbolom obálky a v otvorenom okne vybrať, komu ju pošlete. V rovnakom okne si tiež na mieru prispôsobíte aj predmet a text e-mailu.

Predmet má byť výstižný a nie moc dlhý. V iDoklade vám jeho základnú podobu ponúkne automaticky:

{company_name} – faktúra za {doc_descr} na sumu {doc_total_amount}

Tento predmet e-mailu potom v praxi vypadá nasledovne:

Pán Papiernik – faktúra za zošity na sumu 45 €

Kúzlo parametrov

Tie na prvý pohľad nezrozumiteľné slová v zátvorkách vám umožnia dokonale prispôsobiť predmet aj text e-mailu. Stačí akýkoľvek z parametrov zoznamu skopírovať a vložiť kamkoľvek do predmetu alebo tela e-mailu. Tým sa do neho automaticky vložia aj požadované informácie, bez toho aby ste ich museli sami dohľadávať.

Predmet potom môže vyzerať napríklad takto:

{doc_type} od firmy {company_name} z {doc_date} na {doc_total_amount}

Zákazník potom v predmete uvidí:

Faktúra od firmy Pán Papiernik z 22. 4. 2016 na 45 €

A keď chcete byť originálny, môžete skúsiť nejaký vlastný výtvor:

Pozor, letí k vám {doc_type} od firmy {company_name} na {doc_total_amount}, prosíme preplatiť ;-)

Zákazník uvidí:

Pozor, letí k vám faktúra od firmy Pán Papiernik na 45 €, prosíme preplatiť ;-)

Všetko potrebné povedzte automaticky

Rovnaké parametre využijete aj v tele e-mailu. V iDoklade nájdete dopredu pripravenú túto verziu:

Vážení,

v prílohe Vám zasielame faktúru číslo {doc_number} za {doc_descr} na sumu {doc_total_amount}. Faktúra je splatná dňa {doc_due_date}. Ďakujeme za Vašu objednávku a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.

S pozdravom,

{signature}.

Vážení,

v prílohe Vám zasielame faktúru číslo 20160053 za zošity na sumu 45 €. Faktúra je splatná dňa 29. 4. 2016. Ďakujeme za Vašu objednávku a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.

S pozdravom,

Pán Papiernik.

Klient sa tak priamo z e-mailu dozvie číslo faktúry, na aké služby je vystavená, zistí fakturovanú sumu i dátum splatnosti. A samozrejme, kto mu doklad posiela.

Formálne alebo neformálne? Záleží len na vás

Využitím parametrov z pomocníka do e-mailu ľahko doplníte aj ďalšie informácie, napríklad:

  • dátum vystavenia,
  • sumu DPH
  • alebo číslo účtu, na ktorý vám má klient peniaze poslať.

E-mail s viacerými parametrami môže vypadať napríklad takto:

Dobrý deň,

v prílohe Vám zasielam faktúru číslo {doc_number} zo dňa {doc_date} za {doc_descr} na sumu {doc_total_amount} vrátane DPH {doc_vat_amount}. Faktúra je splatná dňa {doc_due_date}.

Fakturovanú sumu pošlite, prosím, na náš účet č. {account_number}. Ďakujeme za Vašu objednávku a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.

S pozdravom,

{signature}

Dobrý deň,

v prílohe Vám zasielam faktúru číslo 20160053 zo dňa 22. 4. 2016 za zošity na sumu 45 € vrátane DPH 54 €. Faktúra je splatná dňa 29. 4. 2016.

Fakturovanú sumu pošlite, prosím, na náš účet č. 1234567890/1234. Ďakujeme za Vašu objednávku a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.

S pozdravom,

Pán Papiernik

Ak máte s klientami menej formálne vzťahy, môžete tomu samozrejme prispôsobiť aj text sprievodných e-mailov:

Ahoj,

posielam vám faktúru za {doc_descr} z {doc_date}. Je to na sumu {doc_total_amount}, ako sme sa dohodli. Prosím, pošlite mi peniaze do {doc_due_date}. Číslo účtu je na faktúre.

Ďakujem a nech sa darí,

{signature}

Ahoj,

posielam vám faktúru za zošity z 22. 4. 2016. Je to na sumu 45 €, ako sme sa dohodli. Prosím, pošlite mi peniaze do 29. 4. 2016. Číslo účtu je na faktúre.

Ďakujem a nech sa darí,

Pán Papiernik

Používate rovnaký text často? Pripravte si šablónu

Rovnako ako pri faktúrach si môžete tiež pri e-mailoch nastaviť text, ktorý chcete používať pravidelne. Stačí ho vložiť do šablóny.

Potrebujete k tomu len 5 jednoduchých krokov.

  1. Kliknite na Nastavenie.
  2. V paneli so záložkami kliknite na E-maily.
  3. V časti Šablóny odosielaných e-mailov vyberte typ e-mailu, pre ktorý chcete predmet a text nastaviť (či pre bežnú faktúru, zálohovú faktúru, upomienku atď.).
  4. Objaví sa nové okno s predmetom a telom e-mailu, ktoré si nastavíte podľa svojich potrieb.
  5. Potom potvrďte zmeny tlačidlom Uložiť a šablóna je nastavená.

Súvisiace články

Šablóny dokladov aj v mobilnej aplikácii

27. 11. 2023 2 minúty čítania 1
Prečítať článok

Nový export dokladov do Pohody uľahčí spoluprácu s účtovníkmi

10. 11. 2023 2 minúty čítania 3
Prečítať článok