Číslo faktúry, DPH i dátum splatnosti rovno v e-maile za 2 minúty
Seyfor Slovensko, a.s. 4 minúty čítania 0K obrazu svojmu si v iDoklade prispôsobíte nielen faktúry, ale aj sprievodné e-maily. Stačí šikovne využiť parametre, ktoré iDoklad ponúka – ukážeme vám to aj s názornými príkladmi. Posielanie faktúr e-mailom už pravdepodobne poznáte. Stačí pri vybranej faktúre kliknúť na tlačidlo so symbolom obálky a v otvorenom okne vybrať, komu ju pošlete. V rovnakom okne si tiež na mieru prispôsobíte aj predmet a text e-mailu.
Predmet má byť výstižný a nie moc dlhý. V iDoklade vám jeho základnú podobu ponúkne automaticky:
{company_name} – faktúra za {doc_descr} na sumu {doc_total_amount}
Tento predmet e-mailu potom v praxi vypadá nasledovne:
Pán Papiernik – faktúra za zošity na sumu 45 €
Kúzlo parametrov
Tie na prvý pohľad nezrozumiteľné slová v zátvorkách vám umožnia dokonale prispôsobiť predmet aj text e-mailu. Stačí akýkoľvek z parametrov zoznamu skopírovať a vložiť kamkoľvek do predmetu alebo tela e-mailu. Tým sa do neho automaticky vložia aj požadované informácie, bez toho aby ste ich museli sami dohľadávať.
Predmet potom môže vyzerať napríklad takto:
{doc_type} od firmy {company_name} z {doc_date} na {doc_total_amount}
Zákazník potom v predmete uvidí:
Faktúra od firmy Pán Papiernik z 22. 4. 2016 na 45 €
A keď chcete byť originálny, môžete skúsiť nejaký vlastný výtvor:
Pozor, letí k vám {doc_type} od firmy {company_name} na {doc_total_amount}, prosíme preplatiť
Zákazník uvidí:
Pozor, letí k vám faktúra od firmy Pán Papiernik na 45 €, prosíme preplatiť
Všetko potrebné povedzte automaticky
Rovnaké parametre využijete aj v tele e-mailu. V iDoklade nájdete dopredu pripravenú túto verziu:
Vážení,
v prílohe Vám zasielame faktúru číslo {doc_number} za {doc_descr} na sumu {doc_total_amount}. Faktúra je splatná dňa {doc_due_date}. Ďakujeme za Vašu objednávku a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.
S pozdravom,
{signature}.
Vážení,
v prílohe Vám zasielame faktúru číslo 20160053 za zošity na sumu 45 €. Faktúra je splatná dňa 29. 4. 2016. Ďakujeme za Vašu objednávku a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.
S pozdravom,
Pán Papiernik.
Klient sa tak priamo z e-mailu dozvie číslo faktúry, na aké služby je vystavená, zistí fakturovanú sumu i dátum splatnosti. A samozrejme, kto mu doklad posiela.
Formálne alebo neformálne? Záleží len na vás
Využitím parametrov z pomocníka do e-mailu ľahko doplníte aj ďalšie informácie, napríklad:
- dátum vystavenia,
- sumu DPH
- alebo číslo účtu, na ktorý vám má klient peniaze poslať.
E-mail s viacerými parametrami môže vypadať napríklad takto:
Dobrý deň,
v prílohe Vám zasielam faktúru číslo {doc_number} zo dňa {doc_date} za {doc_descr} na sumu {doc_total_amount} vrátane DPH {doc_vat_amount}. Faktúra je splatná dňa {doc_due_date}.
Fakturovanú sumu pošlite, prosím, na náš účet č. {account_number}. Ďakujeme za Vašu objednávku a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.
S pozdravom,
{signature}
Dobrý deň,
v prílohe Vám zasielam faktúru číslo 20160053 zo dňa 22. 4. 2016 za zošity na sumu 45 € vrátane DPH 54 €. Faktúra je splatná dňa 29. 4. 2016.
Fakturovanú sumu pošlite, prosím, na náš účet č. 1234567890/1234. Ďakujeme za Vašu objednávku a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.
S pozdravom,
Pán Papiernik
Ak máte s klientami menej formálne vzťahy, môžete tomu samozrejme prispôsobiť aj text sprievodných e-mailov:
Ahoj,
posielam vám faktúru za {doc_descr} z {doc_date}. Je to na sumu {doc_total_amount}, ako sme sa dohodli. Prosím, pošlite mi peniaze do {doc_due_date}. Číslo účtu je na faktúre.
Ďakujem a nech sa darí,
{signature}
Ahoj,
posielam vám faktúru za zošity z 22. 4. 2016. Je to na sumu 45 €, ako sme sa dohodli. Prosím, pošlite mi peniaze do 29. 4. 2016. Číslo účtu je na faktúre.
Ďakujem a nech sa darí,
Pán Papiernik
Používate rovnaký text často? Pripravte si šablónu
Rovnako ako pri faktúrach si môžete tiež pri e-mailoch nastaviť text, ktorý chcete používať pravidelne. Stačí ho vložiť do šablóny.
Potrebujete k tomu len 5 jednoduchých krokov.
- Kliknite na Nastavenie.
- V paneli so záložkami kliknite na E-maily.
- V časti Šablóny odosielaných e-mailov vyberte typ e-mailu, pre ktorý chcete predmet a text nastaviť (či pre bežnú faktúru, zálohovú faktúru, upomienku atď.).
- Objaví sa nové okno s predmetom a telom e-mailu, ktoré si nastavíte podľa svojich potrieb.
- Potom potvrďte zmeny tlačidlom Uložiť a šablóna je nastavená.
Súvisiace články
Lepší prehľad o podnikaní v mobilnej apke a nová možnosť podpisovania faktúr
Šablóny dokladov aj v mobilnej aplikácii