Cenové ponuky teraz odošlete odkazom a dohodnete sa priamo nad nimi

Prečo sme sa zamerali na cenové ponuky

Pri faktúre je obchod hotový. Pri cenovej ponuke sa však ešte len rozhoduje. Zákazník ju číta, porovnáva, pýta sa, vyjednáva o cene alebo rozsahu. A v tejto fáze ste doteraz nemali v iDoklade žiadnu oporu.

Ponuku ste vytvorili, stiahli ako PDF, priložili k e-mailu a odoslali. Potom prišlo ticho. Netušili ste, či si ju zákazník vôbec otvoril. Keď sa ozval s otázkou, riešili ste ju v samostatnom e-maile, ktorý sa ľahko stratil medzi ostatnou poštou. A po pár dňoch už nebolo jasné, ktorá verzia ponuky vlastne platí a čo ste si s kým dohodli.

Cenové ponuky sú prvý krok k tomu, aby vám iDoklad pomáhal nielen s hotovými faktúrami, ale aj s obchodom, ktorý sa ešte len uzatvára. Pozrime sa, čo sa konkrétne mení.

Cenovú ponuku odošlete jedným odkazom

Po novom môžete cenovú ponuku odoslať odkazom, úplne rovnako, ako už odosielate faktúry. Pri odoslaní si jednoducho zvolíte, či chcete ponuku poslať ako odkaz, alebo ako klasickú prílohu. A ak ponuku schvaľuje viac ľudí, odošlete ju na niekoľko e-mailových adries naraz.

Zákazníkovi príde e-mail s odkazom a po jeho otvorení sa mu zobrazí prehľadný online náhľad cenovej ponuky. Nemusí nič sťahovať ani otvárať, iba klikne a vidí.

Vy pritom máte poriadok u seba. Pri odoslanej ponuke sa hneď zobrazí symbol značiaci, že došlo k odoslaniu (platí len pri odoslaní na hlavný e-mail kontaktu), a celé odoslanie sa zaznamená do histórie e-mailov. Spätne tak dohľadáte, kedy a kam ponuka odišla.

Uvidíte, kedy si zákazník ponuku otvoril

Toto je novinka, ktorá vám ušetrí veľa domýšľania. Pri cenovej ponuke odoslanej na hlavný e-mail kontaktu teraz vidíte, či si ju zákazník zobrazil.

Znie to ako maličkosť, ale v praxi vám to dáva lepší prehľad o tom, ako obchod pokračuje. Keď viete, že zákazník ponuku otvoril, ale niekoľko dní sa neozýva, je to jasný signál, že je tá správna chvíľa pripomenúť sa. Môžete sa opýtať na spätnú väzbu, ponúknuť spresnenie alebo obchod aktívne posunúť ďalej, namiesto toho, aby ste čakali a dúfali.

Nemusíte tak tápať, či zákazník ponuku prehliadol alebo nad ňou len v pokoji premýšľa.

Dohodnite sa priamo nad konkrétnou ponukou

Vyjednávanie o ponuke sa doteraz odohrávalo v e-mailoch, ktoré rýchlo mizli v preplnenej schránke. Po novom môžete celú komunikáciu viesť priamo pri danej cenovej ponuke (opäť platí pre hlavný e-mail kontaktu).

Pripomienky, otázky aj spätná väzba zostávajú pri konkrétnom dokumente, ktorého sa týkajú. Diskusiu vidíte v prehľadnom scrollovateľnom vlákne správ a máte ju celú pohromade ako históriu rokovania. Dodávateľ aj zákazník tak píšu na jedno miesto a nikto nelúšti, v ktorom e-maile sa čo riešilo.

Keď sa o pár týždňov budete k ponuke vracať, uvidíte celý priebeh dohody na jednom mieste. Bez zbytočného hľadania v starej pošte.

Prílohy, export a vždy aktuálny stav

K cenovej ponuke po novom pripojíte prílohy (rovnako ako pri faktúrach). Či už ide o technickú špecifikáciu, cenník alebo podklady k projektu, priložíte ich rovno k ponuke. Po odoslaní ich nájdete na záložke Prílohy a kedykoľvek ich stiahnete. Samotnú ponuku navyše jednoducho vytlačíte alebo stiahnete.

Dôležité je, že zákazník cez odkaz vidí vždy aktuálny stav ponuky. Keď z nej napríklad vystavíte faktúru alebo zmeníte jej stav, zákazník to po otvorení odkazu uvidí. Nemôže sa tak stať, že by pracoval so starou verziou.

A keď ponuku stornujete alebo zmažete, jej obsah už zákazníkovi nezobrazíme. Namiesto neho uvidí informáciu, že bol doklad stornovaný.

Pomôžte nám cenové ponuky ešte vylepšiť

Budeme radi, keď novú funkciu vyskúšate a pošlete nám spätnú väzbu. Prípadne nám napíšte, čo ďalšie by ste pri cenových ponukách využili. Vaše pripomienky odošlite na info@idoklad.sk. Veľmi ďakujeme, že nám pomáhate posúvať iDoklad ďalej.