Koniec ručného nahrávania aj prepisovania: nový iDoklad Inbox zjednodušuje prácu s dokladmi

Čo je Inbox a na čo slúži

Inbox je vaša nová virtuálna schránka na doklady priamo v iDoklade (pre predplatné Obľúbené a vyššie). Slúži na to, aby ste mali všetky prijaté dokumenty na jednom mieste a mohli ich rovno spracovať. Vďaka automatickému načítaniu a vyčítaniu dokladov prácu s nimi výrazne zrýchlite.

Doklady do Inboxu môžete dostať niekoľkými spôsobmi:

• preposlaním na vlastnú e-mailovú adresu Inboxu,
• ručným nahraním súboru,
• alebo hromadným nahraním viacerých dokumentov naraz.

Akonáhle doklad dorazí, môžete ho uložiť ako prijatú faktúru, bloček alebo ho pripojiť ako prílohu k existujúcemu dokladu.

Ako dostanete doklady do Inboxu

Každá agenda má vlastnú unikátnu e-mailovú adresu, ktorú si vygenerujete v nastaveniach alebo priamo v sekcii Nákup / Inbox. Tú stačí zdieľať s dodávateľmi alebo si na ňu preposielať doklady z vášho e-mailu.

Okrem e-mailu môžete využiť aj priame nahrávanie v aplikácii. Hodí sa napríklad pre bločky alebo dokumenty uložené v počítači. Naraz môžete nahrať aj väčšie množstvo súborov, čo zrýchli spracovanie.

Dôležité je, že Inbox pracuje iba s prílohami. Ak príde e-mail bez prílohy, nijako sa nespracuje.

Čo sa deje s dokladmi po prijatí

Akonáhle doklad dorazí do Inboxu, iDoklad sa ho pokúsi automaticky rozpoznať a vyčítať.

Ak dokument obsahuje štruktúrované dáta (napríklad ISDOC alebo QR kód), systém:

• rozpozná typ dokladu,
• doplní dodávateľa,
• načíta sumy aj ďalšie údaje.

Pri ostatných dokumentoch môžete využiť vyčítanie pomocou AI, ktoré pripraví základné údaje pre ďalšiu prácu. Každý dokument pritom zostáva pod vašou kontrolou a pred uložením ho môžete upraviť.

Vyčítanie dát: automatika aj AI

Inbox kombinuje automatické vyčítanie s využitím umelej inteligencie (AI). Vďaka tomu zvládne spracovať štruktúrované faktúry aj menej prehľadné dokumenty.

Automatika funguje tam, kde má k dispozícii jasné dáta. AI pomáha v situáciách, keď je potrebné informácie „dovyčítať“ z dokumentu.

Výsledok je vždy dobré skontrolovať, najmä pri bločkoch alebo zložitejších dokladoch. Inbox vám však výrazne skráti čas, ktorý by ste inak strávili ručným prepisovaním údajov.h

Jednoduchá práca s dokladmi

V Inboxe pracujete s dokumentom priamo vedľa formulára. Vidíte jeho náhľad, pôvodný e-mail aj vyčítané údaje.

Môžete:

• doplniť chýbajúce informácie,
• presúvať hodnoty z dokumentu do formulára,
• zobraziť detail e-mailu,
• alebo dokument stiahnuť či vymazať.

Všetko prebieha na jednom mieste bez nutnosti otvárať ďalšie okná alebo aplikácie.

Bločky bez prepisovania

Inbox výrazne zjednodušuje aj prácu s bločkami. Tie môžete nahrať jednotlivo alebo hromadne a systém sa pokúsi načítať ich obsah.

Vo všeobecnosti platí, že bločky s QR kódom sa načítajú presnejšie, pri ostatných sa načíta aspoň základ (napríklad celková suma). Chýbajúce detaily môžete jednoducho doplniť ručne.

Ak je bloček uhradený v hotovosti, automaticky sa premietne aj do pokladne.

Čo ak urobíte chybu?

Inbox je navrhnutý tak, aby ste sa nemuseli báť chýb. Ak niečo uložíte nesprávne, jednoducho to opravíte.

Typické situácie:

• ak pri spracovaní urobíte chybu, môžete doklad upraviť vo faktúrach alebo bločkoch, prípadne ho odpojiť a spracovať znova od začiatku,
• vymazanie dokumentu z Inboxu neovplyvní už uložený doklad,
• všetky údaje je možné pred uložením upraviť.

Vďaka tomu máte istotu, že o žiadne dáta neprídete.

Základné vyčítanie ako súčasť niektorých predplatných

Základné vyčítanie dokladov zo štruktúrovaných formátov, ako je ISDOC alebo QR kód, je súčasťou Obľúbeného a Prémiového predplatného. Tieto doklady sa teda načítajú automaticky bez potreby využívať kredity.

Kredity sa využívajú až vtedy, keď chcete použiť pokročilejšie vyčítanie pomocou AI pri dokumentoch, ktoré štruktúrované dáta neobsahujú.

Funguje to jednoducho:

• 1 kredit = 1 vyčítaný dokument,
• kredity sa dokupujú v balíkoch po 100 kreditoch,
• ich platnosť je 1 rok.

Na začiatku získate 3 vyčítania zdarma, aby ste si mohli Inbox vyskúšať.

Pracujeme na ďalších vylepšeniach

Inbox je nová funkcia, ktorú budeme ďalej rozvíjať. Do budúcna plánujeme ešte lepšiu prácu s položkami a ďalšiu automatizáciu.

Budeme radi za vašu spätnú väzbu – pomáha nám Inbox posúvať ďalej.