E-faktúra pre malé firmy: Tipy, ako sa na prechod pripraviť už v roku 2026

1. Čo je to e-fakturácia

Keď sa povie „povinná e-fakturácia“, možno vám napadne, že sa týka len veľkých podnikov so stovkami zamestnancov. Realita je však iná – nové pravidlá sa od 1. 1. 2027 dotknú prakticky každého, kto na Slovensku podniká, len v rôznej miere.

O čo pôjde? E-faktúra je štruktúrovaný XML dokument, ktorý na rozdiel od PDF dokážu účtovné systémy automaticky načítať a spracovať bez ručného prepisovania.

Vďaka jednotnej štruktúre si medzi sebou fakturačné a účtovné systémy dokážu automaticky vymeniť všetky podstatné údaje – napríklad informácie o dodávateľovi a odberateľovi, sumy, sadzby DPH, dátum splatnosti alebo jednotlivé položky faktúry.

Slovensko ju zavádza ako súčasť európskej iniciatívy ViDA (VAT in the Digital Age), ktorej cieľom je obmedziť daňové úniky naprieč EÚ vďaka digitálnemu reportingu dát finančnej správe v reálnom čase. Pre firmy by to malo znamenať menej ručnej práce a rýchlejšie digitálne procesy.

Celý proces na Slovensku stojí na sieti Peppol a certifikovaných poskytovateľoch digitálnej pošty – tzv. digitálnych poštároch. Vy sa do siete zaregistrujete a získate tzv. Peppol ID.

Ak váš fakturačný program toto riešenie podporuje, tak po tom, čo vystavíte faktúru, ju systém automaticky odošle cez digitálneho poštára. V opačnom prípade ju nahráte do webovej alebo mobilnej aplikácie poskytovateľa, ktorá zabezpečí odoslanie, príjem aj odovzdanie dokladu účtovníkovi.

2. Ako ovplyvní e-fakturácia malé podniky alebo SZČO

Do akej miery vás e-fakturácia ovplyvní, závisí od toho, s kým obchodujete, aj aký je váš daňový status. Vašou povinnosťou bude prijímať faktúry, vystavovať ich – alebo oboje.

Aby ste presne vedeli, čo vás čaká, prejdite si tri základné otázky:

1. Som platiteľ DPH?

Ak ste na Slovensku registrovaní ako platitelia DPH a dodávate tovar alebo služby inej firme, živnostníkovi alebo verejnej správe so sídlom na Slovensku, budete musieť od 1. januára 2027 vystavovať e-faktúry. Týka sa to typicky B2B a B2G obchodov – teda fakturácie medzi podnikateľmi navzájom alebo štátnym inštitúciám.

2. Nie som platiteľ DPH?

Ako neplatiteľ DPH nemusíte e-faktúry vystavovať, ale musíte ich vedieť prijímať – ak vám totiž e-faktúru vystaví váš dodávateľ (platiteľ DPH), musíte byť na jej príjem technicky pripravení. Do systému sa navyše môžete aj ako neplatiteľ zapojiť dobrovoľne, ak vám to zjednoduší fakturáciu s obchodnými partnermi.

3. Predávam hlavne koncovým zákazníkom?

Ak fakturujete prevažne bežným spotrebiteľom – teda ide o B2C predaj – vystavovať e-faktúry svojim zákazníkom nemusíte. Klasické faktúry (e-mailom, cez eKasu, papierovo) im môžete aj po roku 2027 posielať rovnako ako doteraz.

Avšak aj pre vás platí, že ak ste odberateľom slovenského platiteľa DPH, musíte vedieť e-faktúru prijať, aj keď ju sami nevystavujete.

Povinnosť prijímať e-faktúry sa teda dotkne oveľa viac ľudí. Konkrétne od 1. 1. 2027 bude platiť pre všetkých:

• živnostníkov a ďalšie samostatne zárobkovo činné osoby,
• spoločnosti s ručením obmedzeným, akciové spoločnosti a ďalšie firmy,
• advokátov, notárov, architektov, umelcov a ďalšie slobodné povolania,
• samostatne hospodáriacich roľníkov,
• osoby prenajímajúce nehnuteľnosti v rámci ekonomickej činnosti,
• neziskové organizácie, nadácie a verejné inštitúcie, ak im môže byť e-faktúra podľa zákona vystavená.

Výnimky, kedy e-faktúru vystavovať nemusíte

Povinnosť od roku 2027 sa nevzťahuje na každú faktúru. Okrem B2C zákazníkov nemusíte e-faktúru vystavovať:

• pri vybraných plneniach oslobodených od DPH (napr. poštové služby, zdravotná starostlivosť, sociálna pomoc),
• ak je možné vystaviť zákonom stanovenú zjednodušenú faktúru, vrátane dokladu z pokladnice eKasa do sumy 400 eur vrátane DPH,
• pri transakciách s miestom plnenia mimo Slovenska,
• pri transakciách spojených s utajovanými skutočnosťami a v ďalších osobitných bezpečnostných prípadoch stanovených zákonom.

3. PDF nie je e-faktúra. Čo presne musí e-faktúra pre malé podniky spĺňať?

Faktúra vo formáte PDF, ktorú vytvoríte v počítači, je síce elektronickým dokumentom, ale ako e-faktúra neobstojí. Účtovné systémy a štátna správa totiž PDF dokument vidia len ako „obrázok“ – a nedokážu z neho automaticky načítať IČO, sumu, dátum dodania ani variabilný symbol.

Hlavný rozdiel medzi PDF a e-faktúrou totiž spočíva v štruktúre dát. E-faktúra vzniká, odosiela sa aj prijíma v jednotnom štruktúrovanom elektronickom formáte XML, ktorý účtovné a fakturačné systémy dokážu automaticky načítať a spracovať.

PDF faktúra však nie je automaticky neplatná – môžete ju ďalej používať pri transakciách, kde povinnosť e-fakturácie neplatí.

4. Začíname s e-faktúrou: Ako sa môžete pripraviť už v roku 2026

Na prvý pohľad môže prechod na e-fakturáciu pôsobiť zložito. Ide však len o pár krokov, ktoré ľahko stihnete ešte tento rok – aj keď nové povinnosti platia až od 1. 1. 2027, tak sa do systému môžete zapojiť už teraz a otestovať si ho v rámci tzv. dobrovoľnej fázy.

Tieto kroky urobte do konca roka 2026:

Ak ste platiteľ DPH

1. Overte si, že je váš fakturačný program pripravený na e-faktúry – opýtajte sa dodávateľa svojho fakturačného programu, či podporuje e-faktúry cez sieť Peppol a s ktorými digitálnymi poštármi pracuje.
2. Vyberte si certifikovaného digitálneho poštára zo zoznamu Finančnej správy, zaregistrujte sa do siete Peppol a získajte Peppol ID.
3. Vyskúšajte si odoslanie skúšobnej faktúry ešte v dobrovoľnej fáze – nech máte istotu, že všetko funguje správne ešte pred tým, než začnete faktúry vystavovať naostro.
4. Nastavte si archiváciu – pôvodné XML súbory musíte uchovávať počas zákonom stanovenej doby desiatich rokov, PDF náhľad nestačí.

Ak nie ste platiteľ DPH

Dobrá správa: e-faktúry vystavovať nemusíte. Aj tak je však potrebné sa pripraviť na ich príjem:

1. Overte si, že váš fakturačný program zvládne e-faktúru prijať a zobraziť ju v čitateľnej podobe – nestačí len otvoriť prílohu v e-maile.
2. Zaregistrujte sa u digitálneho poštára, aj ako neplatiteľ DPH budete potrebovať Peppol ID, aby ste mohli e-faktúry od svojich dodávateľov prijímať.
3. Informujte svojich dodávateľov o svojom Peppol ID.
4. Nastavte si archiváciu rovnako ako platitelia – povinnosť uchovávať originálne XML súbory počas desiatich rokov platí bez ohľadu na to, či ste platiteľ DPH.

5. Tipy, ako si prechod na e-fakturáciu čo najviac uľahčiť

Aby ste prechod zvládli s ľahkosťou, držte sa týchto bodov:

Začnite včas, no s chladnou hlavou

Štart e-fakturácie nezadržateľne blíži, s výberom a registráciou digitálneho poštára na portáli Finančnej správy sa netreba unáhliť. Výber poštára má totiž zmysel až vo chvíli, keď je na to stopercentne pripravený aj váš fakturačný či účtovný program. Ak by ste si schránku aktivovali predčasne, partneri by vám do nej mohli začať posielať e-faktúry, ktoré by ste zatiaľ nemali kde zobraziť ani spracovať. 

Fakturujte v programe, ktorý Peppol podporuje.

Keďže spoločnosť Seyfor, ktorá iDoklad vyvíja, je certifikovaným digitálnym poštárom, máte toto prepojenie v iDoklade zabudované automaticky. Vďaka tomu všetko vyriešite v jednom systéme na pár kliknutí a nemusíte si sami hľadať a zložito prepájať žiadne externé služby.

Urobte si poriadok v adresári s predstihom.

Skontrolujte, či máte u všetkých partnerov správne vyplnené ich DIČ – to totiž v našich podmienkach slúži ako ich digitálna adresa (PEPPOL ID). V ostrej sieti PEPPOL neexistuje žiadny cvičný režim a každá odoslaná e-faktúra je hneď záväzná. Akýkoľvek testovací pokus by ste museli zložito stornovať a dobropisovať. Pre bezproblémový štart úplne stačí mať v adresári čisté a kompletné údaje.

Pripravte si plán pre prípad výpadku.

Digitálny poštár môže mať technický výpadok, alebo obchodný partner ešte nemusí byť v sieti Peppol zapojený – obzvlášť v dobrovoľnej fáze roka 2026 sa s tým pravdepodobne stretnete. Overte si vopred, ako to váš poskytovateľ rieši a na koho sa v takej situácii obrátiť, nech vás to nezaskočí uprostred bežnej fakturácie.

Pripravte na zmenu aj účtovníka alebo administratívu.

Práca s e-faktúrami prináša iný postup, než na aký ste zvyknutí pri PDF – typicky ide o riešenie reklamácií alebo opravných dokladov. Ak účtovníctvo zverujete externej účtovníčke, informujte ju o zmene včas, nech sa na nový proces stihnete pripraviť spoločne.

V iDoklade sme na e-fakturáciu pripravení

Pri e-fakturácii platí pravidlo, že „kto je pripravený, nie je prekvapený“. A platí to aj pre SZČO a malé podniky. E-fakturácia totiž pre Slovensko znamená definitívny koniec fakturácie vo Worde či PDF, menej zbytočnej administratívy a oveľa rýchlejšie preplácanie platieb.

V iDoklade sme na zmeny pripravení keďže spoločnosť Seyfor, ktorá iDoklad vyvíja, je už certifikovaným digitálnym poštárom, toto prepojenie budete mať v iDoklade zabudované priamo v rozhraní. 

Celý proces od vystavenia faktúry až po jej prevod do XML tak prebehne automaticky na pozadí. O spustení tejto novej funkcie a o tom, kedy bude správny čas si ju bezpečne vyskúšať, vás budeme sami včas informovať priamo v aplikácii alebo e-mailom. Teraz preto nemusíte nič sami nastavovať ani skúšať.

Ak hľadáte fakturačný program, vďaka ktorému budete mať vo svojom podnikaní prehľad a ktorý za vás urobí rutinnú prácu – a navyše je pripravený aj na e-fakturáciu – prejdite na iDoklad ešte dnes.

Často kladené otázky (FAQ)

Je e-faktúra to isté čo PDF faktúra?

Nie, nie je. PDF je iba vizuálny dokument, ktorý nie je možné strojovo spracovať. E-faktúra je štruktúrovaný XML súbor, ktorý účtovné a fakturačné systémy načítajú automaticky, bez nutnosti ručného prepisovania dát.

Týka sa e-fakturácia aj neplatiteľov DPH?

Áno. Povinnosť prijímať e-faktúry sa od 1. januára 2027 vzťahuje na všetkých podnikateľov vrátane neplatiteľov DPH. Povinnosť vystavovať e-faktúry však ako neplatiteľ nemáte (pokiaľ sa nerozhodnete dobrovolne).

Čo je to Peppol a Peppol ID?

Peppol je medzinárodná sieť pre bezpečnú a štandardizovanú výmenu elektronických dokladov. Peppol ID je váš unikátny identifikátor v tejto sieti, ktorý získate po registrácii u certifikovaného poskytovateľa (tzv. digitálneho poštára).

Musím e-faktúry vystavovať aj koncovým zákazníkom (B2C)?

Nie. Povinnosť e-fakturácie sa vzťahuje primárne na B2B a B2G transakcie. Bežným spotrebiteľom môžete faktúry posielať štandardným spôsobom, na ktorý sú zvyknutí.

Ako dlho musím e-faktúry archivovať?

Originálne XML súbory e-faktúr musíte zo zákona archivovať počas doby desiatich rokov. Ukladanie iba PDF náhľadu na daňové účely nie je dostačujúce.

Odkedy je táto povinnosť účinná a môžem si to vyskúšať skôr?

Povinnosť vystavovať a prijímať e-faktúry platí od 1. januára 2027. Celý proces si však môžete otestovať už v roku 2026 v rámci dobrovolnej fázy, aby ste boli na ostrý štart pripravení.

Kto je to „digitálny poštár“ a prečo ho potrebujem?

Digitálny poštár je certifikovaný poskytovateľ služieb, ktorý zabezpečuje odoslanie a príjem e-faktúr v sieti Peppol. Ak váš fakturačný softvér nemá priamu podporu, digitálny poštár vám poskytne rozhranie (aplikáciu), cez ktoré doklady nahráte, odošlete alebo prijmete.

Existujú výnimky, kedy e-faktúru vystavovať nemusím?

Áno. E-faktúru nemusíte vystavovať napríklad pri B2C predajoch, pri vybraných plneniach oslobodených od DPH (napr. zdravotná starostlivosť), pri zjednodušených faktúrach a dokladoch z eKasy do 400 eur, alebo pri transakciách s miestom plnenia mimo Slovenska a v ďalších osobitných prípadoch.