Ako vystavovať a prijímať e-faktúry od roku 2027

Prečo už obyčajné PDF v e-maile nestačí

Doteraz ste mohli vystaviť faktúru vo Worde či Exceli, uložiť ju ako PDF a odoslať zákazníkovi e-mailom. Podľa novej legislatívy už tento postup nebude možný. Pravidlá pre elektronickú fakturáciu prináša novela zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (v znení zákona č. 385/2025 Z. z.).

Bežný PDF dokument čítajú účtovné systémy a štátna správa ako „obrázok“. Počítač z neho nedokáže spoľahlivo a automaticky vyčítať údaje ako IČO, sumu, dátum dodania alebo variabilný symbol. Niekto musí informácie z PDF ručne prepisovať do účtovníctva, čo stojí čas a vzniká tým priestor na chyby.

Oficiálna e-faktúra musí mať podobu štruktúrovaného strojom čitateľného dokumentu vo formáte XML. Ten je definovaný európskou normou EN 16931, pričom na Slovensku pôjde v praxi najčastejšie o formát Peppol BIS Billing 3.0.

Vďaka jednotnej štruktúre si môžu rôzne softvéry vymieňať dáta okamžite. PDF, na ktoré ste zvyknutí, môžete priložiť k XML súboru ako vizuálnu prílohu pre ľudské oko, ale právne záväzným daňovým dokladom je od 1. 1. 2027 už len samotný XML súbor.

Kedy musím e-faktúry riešiť a kedy nie

Je veľmi dôležité rozlišovať, s kým obchodujete a aký je váš daňový status. Povinnosti sa delia na vystavovanie a prijímanie e-faktúr:

Tuzemský platitelia DPH musia e-faktúry vystavovať aj prijímať

Ak ste na Slovensku registrovaní ako platitelia DPH a predávate tovar či služby inej firme alebo štátu, musíte od 1. januára 2027 e-faktúry povinne vystavovať.

Ostatní podnikatelia musia e-faktúry prijímať

Povinnosť prijímať e-faktúry dopadne na oveľa väčšiu skupinu ľudí. Týka sa všetkých právnických osôb, živnostníkov, slobodných povolaní aj prenajímateľov nehnuteľností s prideleným DIČ. Aj keď ste neplatiteľ DPH a sami e-faktúry ešte nevystavujete, musíte byť od roku 2027 technicky pripravení prijať e-faktúru od svojho dodávateľa (platiteľa DPH).

B2C a výnimky

Ak predávate tovar alebo poskytujete služby koncovému spotrebiteľovi (nepodnikateľovi), povinnosť vystavovať e-faktúru sa vás nateraz netýka.

Lehota na vyhotovenie e-faktúry: na čo si dať pozor

Počas prípravy zákona sa intenzívne diskutovalo o skrátení fakturačnej lehoty na 10 dní od dodania tovaru alebo poskytnutia služby, čo vyvolalo búrku nevôle. Podľa finálneho návrhu slovenskej legislatívy nateraz zostáva lehota na vyhotovenie faktúry 15 kalendárnych dní.

Zásadnou zmenou však je, že nestačí faktúru v tejto lehote iba vytvoriť. Povinnosť sa považuje za splnenú až vo chvíli, keď e-faktúru odošlete cez určený certifikovaný systém. Tým dôjde k automatickému nahláseniu dát Finančnej správe v reálnom čase. Ak túto nahlasovaciu povinnosť nesplníte (dáta neoznámite alebo ich oznámite neskoro), riskujete pokutu od daňového úradu až do výšky 10 000 EUR, pri opakovanom porušení dokonca až 100 000 EUR.

Digitálny poštár a sieť Peppol: Čo to je a prečo ich potrebujete

Systém e-fakturácie nestojí len na samotnom XML súbore, ale predovšetkým na bezpečnej doručovacej infraštruktúre. Tou je medzinárodná európska sieť Peppol, ktorá už dnes funguje na výmenu elektronických dokumentov vo viac ako 30 krajinách.

Na túto „dátovú diaľnicu“ se ale nemôžete pripojiť napriamo. Potrebujete Digitálneho poštára (oficiálne certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby).

Aby systém dobre fungoval, aplikuje sa tzv. 5-rohový model:

1. V účtovnom programe vystavíte faktúru.
2. Účtovný program ju odovzdá vášmu Digitálnemu poštárovi. Ten skontroluje technické parametre XML súboru.
3. Váš poštár odošle dokument cez bezpečnú sieť Peppol. Zároveň v tomto momente splní vašu oznamovaciu povinnosť a odošle dáta Finančnej správe.
4. Dokument dorazí k Digitálnemu poštárovi vášho odberateľa.
5. Odberateľ faktúru prijme rovno do svojho účtovníctva.

Celý tento proces prebehne na pozadí v priebehu zlomku sekundy a s maximálnym zabezpečením.

Ako vybrať digitálneho poštára a získať prístup do Peppolu

Aby ste mohli systém používať, budete si musieť vybrať poskytovateľa z oficiálneho zoznamu Finančnej správy SR a zaregistrovať sa (napr. pomocou prihlásenia cez portál Slovensko.sk). Váš poskytovateľ vám následne pridelí tzv. Peppol ID, čo je vaša unikátna adresa v sieti (tvorená spravidla vaším DIČ).

Pre používateľov iDokladu a Money S3 máme zásadné uľahčenie procesu. Spoločnosť Seyfor Slovensko, ktorá oba programy zastrešuje,  je už certifikovaným digitálnym poštárom.

Vďaka tomu nebudete muset hľadať externého sprostredkovateľa, spisovať ďalšie zmluvy a zložito integrovať systémy. Všetky nastavenia, registráciu do siete Peppol aj samotné odosielanie vybavíte pohodlne na pár kliknutí priamo vo vnútri aplikácie, na ktorú ste zvyknutí.

Ako vystavovať a prijímať e-faktúry

Myšlienka štruktúrovaných XML dát a certifikovaných poštárov môže znieť zložito, ale z pohľadu bežného používateľa sa mení len minimum vecí. Technické záležitosti sa odohrajú v útrobách vášho softvéru.

Vystavovanie e-faktúr

V programe vyplníte formulár faktúry presne tak, ako to robíte dnes. Zadáte odberateľa, vyplníte položky a sumu. Vo chvíli, keď kliknete na uloženie a odoslanie, program na pozadí prevedie faktúru do štandardu Peppol BIS Billing 3.0, odovzdá ju poštárovi a postará sa o nahlásenie štátu. K odberateľovi tak rovno dorazí bezchybný formát.

Prijímanie e-faktúr

Hneď ako vám dodávateľ odošle e-faktúru, prepíše sa cez vášho poštára rovno do systému. Podľa miery vašej digitalizácie si faktúru buď rovno naimportujete do svojho účtovníctva, alebo si ju stiahnete a vizualizujete cez webové rozhranie. Odpadne vám tak zdĺhavé hľadanie faktúr v e-mailových schránkach.

Ako hladko zvládnuť prechod na povinnú e-fakturáciu

Povinná e-fakturácia predstavuje pre slovenský trh obrovský krok vpred. Aj keď spočiatku vyžaduje drobnú zmenu zažitých firemných procesov a definitívne opustenie Wordu či PDF, výsledkom bude významné zníženie administratívy, automatizácia schvaľovania a rýchlejšie preplácanie platieb.

Základom bezproblémového prechodu je nenechávať technickú pripravenosť na koniec roka 2026. Kvalitný fakturačný systém vybavený integrovaným Digitálnym poštárom vezme celú technologickú aj legislatívnu záťaž na seba a vy sa po 1. januári 2027 budete môcť sústrediť už len na to hlavné – na rozvoj vášho podnikania.

Často kladené otázky (FAQ) o eFaktúre od roku 2027

Prečo na splnenie povinnosti od roku 2027 nestačí poslať faktúru ako bežné PDF e-mailom?

Bežný PDF dokument vnímajú účtovné systémy a štátna správa len ako „obrázok“, z ktorého počítač nedokáže automaticky a spoľahlivo vyčítať dôležité údaje, ako sú IČO, sumy či variabilný symbol. Skutočná e-faktúra musí byť štruktúrovaný a strojovo čitateľný XML súbor vytvorený podľa európskej normy EN 16931.

Kto presne musí od 1. januára 2027 e-faktúry vystavovať a kto ich musí len prijímať?

Povinnosť vystavovať e-faktúry od roku 2027 majú výhradne tuzemskí platitelia DPH. Živnostníci a firmy, ktorí nie sú platiteľmi DPH, túto povinnosť zatiaľ nemajú. Povinnosť prijímať e-faktúry sa však vzťahuje na oveľa širšiu skupinu subjektov. Od roku 2027 ich musia vedieť prijať všetky právnické a fyzické osoby – podnikatelia s prideleným DIČ (vrátane neplatiteľov DPH, živnostníkov, slobodných povolaní či osôb prenajímajúcich nehnuteľnosti), ak im fakturuje platiteľ DPH. Bežných občanov (spotrebiteľov) sa táto povinnosť netýka.

Čo je to Peppol a kto je to „digitálny poštár“?

Peppol je medzinárodná európska sieť, ktorá slúži ako bezpečná digitálna infraštruktúra na automatizovanú výmenu e-faktúr a iných obchodných dokumentov.

Na túto sieť sa však nemôžete pripojiť priamo. Potrebujete k tomu Digitálneho poštára (oficiálne certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby). Digitálny poštár prevezme e-faktúru z vášho programu, skontroluje jej technické parametre, bezpečne ju doručí príjemcovi cez sieť Peppol a automaticky oznámi potrebné údaje Finančnej správe.

Ako mi s e-fakturáciou pomôže to, že iDoklad a Money S3 majú integrovaného poštára?

Spoločnosť Seyfor Slovensko, ktorá iDoklad aj Money S3 zastrešuje, je už certifikovaným digitálnym poštárom. To pre vás predstavuje zásadné uľahčenie celého procesu. Nemusíte na trhu prácne hľadať externého sprostredkovateľa, uzatvárať ďalšie zmluvy ani riešiť zložité technické prepojenia systémov.

Ako presne prebieha vystavovanie a prijímanie e-faktúr v praxi?

V iDoklade či Money S3 vyplníte fakturačné údaje (odberateľa, položky, sumu) presne tak, ako to robíte dnes. Vo chvíli, keď kliknete na odoslanie, softvér na pozadí automaticky prevedie faktúru do XML formátu Peppol, odovzdá ju poštárovi a postará sa o nahlásenie štátu. Hneď ako vám dodávateľ odošle e-faktúru, naimportuje sa cez vášho poštára priamo do systému. Odpadne vám tak zdĺhavé hľadanie faktúr v e-mailoch.

Aké sankcie hrozia za nedodržanie e-fakturácie?

Za neoznámenie, oneskorené oznámenie alebo zaslanie nesprávnych údajov z faktúry Finančnej správe hrozí pokuta až do výšky 10 000 EUR, pri opakovanom porušení až do 100 000 EUR. Zákon však pamätá na technické komplikácie. Ak dôjde k preukázateľnému výpadku na strane vášho Digitálneho poštára (čo doložíte písomným potvrdením), sankcia sa neuplatní pod podmienkou, že údaje Finančnej správe doručíte bezodkladne po obnovení funkčnosti systému.