Ak fakturujete manuálne a premýšľate o zmene, potom spozornite. Január je najlepší čas na zaobstaranie nového inteligentného fakturačného systému

Ak používate tabuľky alebo vystavujete faktúry podľa šablóny z internetu, položte si pár zásadných otázok.

Narastá počet faktúr, ktoré vystavujete svojim zákazníkom?

Podnikatelia, ktorí vystavujú 1–2 faktúry mesačne, si pravdepodobne vystačia s ručným vystavovaním alebo šablónami z internetu. V dvadsiatich faktúrach za rok sa dá udržať prehľad. Lenže aj v prípade, že pracujete s menším množstvom faktúr (typicky napríklad pri práci v marketingu, poradenstve a ďalších službách), môže sa vám fakturačný systém hodiť.

Aj s malým množstvom dokladov totiž ľahko pripravíte podklady pre daňové priznanie. Všetko máte k dispozícii on-line vo fakturačnej aplikácii z ktoréhokoľvek zariadenia na svete. Malý počet faktúr navyše spravujete vo fakturačných systémoch väčšinou zadarmo.

S narastajúcim počtom faktúr rastie aj potreba fakturačného systému. Čím viac dokladov totiž vystavujete, tým sa zvyšuje pravdepodobnosť, že urobíte chybu napríklad v číselnom rade, sadzbe DPH alebo dokonca v cene položky. Ak vystavujete viac ako 10 faktúr mesačne, fakturačný systém vám už môže ušetriť aj hodiny práce.

Fakturačné systémy totiž umožňujú automatické vypĺňanie fakturačných údajov z databázy alebo vytvorenie cenníkov. Z tých si automaticky dopĺňate položky do faktúr. Využijete aj predvyplnené šablóny pre podobný typ zákazníkov, kde si môžete okrem iného nastaviť sadzbu DPH. Vďaka týmto funkciám tak minimalizujete riziko chyby na faktúre a nebudete musieť riešiť prípadnú opravu dokladu so svojou účtovníčkou.

Nejde ale len o chyby. Fakturačný systém zvláda ďalšie funkcie, ktoré uľahčujú fakturáciu a podnikanie. Môžete v ňom tvoriť cenové ponuky pre svojich zákazníkov, vystavovať rôzne typy faktúr ako sú zálohové faktúry, vyúčtovacie doklady alebo dobropisy.

Pokročilé systémy potom zvládajú aj automatizáciu, kedy pravidelne sa opakujúce faktúry odosielajú za vás alebo dokážu spoznať, že vaša faktúra ešte nebola uhradená a pošlú automatické upozornenie vášmu odberateľovi.

Fakturujete rovnaké čiastky stále rovnakým zákazníkom?

Keď fakturujete stále rovnakým klientom dookola tie isté sumy (napríklad za nájom alebo mesačný paušál za služby), vystavovanie faktúry sa pre vás časom zjednodušuje. Pokiaľ ale nevyužívate fakturačný systém, rovnako musíte zakaždým:

• spomenúť si, že je čas fakturovať a vyčleniť si dostatok priestoru,
• zapnúť tabuľkový softvér
• otvoriť šablónu
• upraviť dátum a číslo na faktúre
• skontrolovať údaje
• stiahnuť faktúru a odoslať ju e-mailom
• a následne doklad uložiť na neskoršiu prípravu podkladov pre dane

Ak máte takýchto klientov napríklad 10, aj tieto zdanlivo ľahké úkony vám zaberú niekoľko hodín mesačne.

Vo fakturačnom systéme si ľahko nastavíte automatické odosielanie pravidelných faktúr. To znamená, že faktúru vyplníte iba raz na začiatku. Potom stačí nastaviť pravidelný interval, v ktorom sa bude faktúra odosielať a máte hotovo. Napríklad celý rok nemusíte na tieto pravidelné faktúry siahnuť a ony sa budú automaticky odosielať s aktuálnym dátumom splatnosti. Navyše sa uložia do systému, kde o nich máte kedykoľvek prehľad.

Potrebujete niekedy vystaviť faktúru, ale nemáte so sebou počítač?

Pre väčšinu menších podnikateľov pracovný čas nikdy nekončí. Niekedy potrebujete vystaviť faktúru priamo u klienta, inokedy na ceste k účtovníkovi a v niektorých prípadoch potrebujete chvíľu fakturovať aj na dovolenke v horách alebo pri mori. V tom prípade vždy potrebujete svoj počítač, kde máte tabuľky, uložené šablóny, údaje o zákazníkovi, nacenené položky.

S fakturačným systémom potrebujete aj zariadenie. Ale stačí vám ktorýkoľvek mobilný telefón, tablet alebo notebook. Jediné, čo potrebujete mať so sebou, sú prihlasovacie údaje. Po prihlásení do systému máte prehľad o všetkých faktúrach, ktoré ste vydali, vrátane prehľadu o splatení a môžete kedykoľvek vystaviť nový doklad. Všetky potrebné údaje máte tiež uložené v systéme. S fakturačnou službou iDoklad navyše môžete používať mobilnú aplikáciu, ktorá fakturáciu z mobilu výrazne uľahčuje.

Trápite sa s prípravou podkladov pre daňové priznanie?

Starosti s daňovým priznaním sa každý rok na konci marca opakujú u státisícov podnikateľov. Keď sa máte prehrabávať desiatkami tabuliek a z nich počítať svoje príjmy, často túto nepríjemnú povinnosť odkladáte a potom riešite priznanie na poslednú chvíľu.

Ak vediete daňovú evidenciu alebo si uplatňujete paušálne výdavky, ku ktorým vediete zjednodušenú daňovú evidenciu, tak s fakturačným systémom si ľahko pripravíte podklady pre vedenie týchto evidencií a zostavenie daňového priznania. Tie potom odošlete svojej účtovníčke. Uvedené platí obzvlášť vtedy, pokiaľ sú vašimi dokladmi vystavené faktúry, prijaté faktúry a výpisy z bankového účtu. S fakturačným systémom máte všetky svoje vystavené faktúry pohromade a môžete si v ňom spravovať aj prijaté faktúry a párovať ich s pohybmi na bankovom účte. Takto si pripravíte aj podklady pre uplatnenie skutočných výdavkov. Ľahko si tak prepočítate, či sa vám oplatia reálne alebo paušálne výdavky.

Preto práve teraz, s novým účtovným obdobím, nastáva ideálna príležitosť začať používať fakturačný systém. Pokiaľ začnete odteraz evidovať všetky faktúry do systému (môžete spätne pridať aj tie, ktoré už ste doposiaľ vystavili), budúce daňové priznanie pre vás bude prechádzka ružovým fakturačným sadom. Nepremeškajte tú príležitosť.

Všetky funkcie z článku a množstvo ďalších, ako je párovanie platieb z bankového účtu s faktúrami, napojenie na e-Kasu alebo fakturácia z mobilu, zvláda iDoklad. Navyše ho môžete používať do 5 položiek v adresári zadarmo. Tak ho vyskúšajte na 30 dní zadarmo a dajte zbohom ručnému vystavovaniu a fakturačným šablónam.